Wie wird sich die EU-DSGVO auf das HR Controlling auswirken?

"Unternehmen sind mehr denn je auf eine fortschrittliche Lösung im HR Controlling angewiesen, da die Anforderungen der DSGVO mit Alternativlösungen wie Tabellenkalkulations- programmen kaum zu erfüllen sind."

Hanns-Dirk Brinkmann, Geschäftsführer

EU-DSGVO 2018: Ein Grund mehr für eine clevere Lösung in der Personalkostenplanung

Eine der bedeutendsten gesetzlichen Neuerungen im Jahr 2018 betrifft das Thema Datenschutz: Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung ist am 25. Mai 2018 in Kraft getreten und hat damit in allen Unternehmen der EU-Staaten für einheitliche Standards in Sachen Datenschutz gesorgt. Auch HR Controlling-Verantwortliche stehen vor einer großen Herausforderung, da die Verarbeitung personenbezogener Daten von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern, zum Beispiel für die Personalkostenplanung oder Analysen, den neuen Richtlinien der DSGVO entsprechend muss. Der Einsatz einer professionellen HR Controlling Lösung ist zwingend erforderlich, da bisher eingesetzte Alternativlösungen, insbesondere Tabellenkalkulationsprogramme, den neuen Richtlinien nur bedingt standhalten können. 4PLAN HR, eine spezielle Lösung, die gezielt für Planung von Personalkosten und Controlling im HR-Umfeld entwickelt wurde, entspricht vollumfänglich dem neuen Recht.

HR Controller von umfangreichen Auswirkungen betroffen

Als direkte Auswirkung der neuen Rechenschaftspflicht ergibt sich die Verpflichtung, jederzeit die Befolgung aller Vorschriften der EU-DSGVO nachweisen zu können. Es kommt zu einer Beweislastumkehr zulasten der Personalverantwortlichen und damit auch der HR Controller, da die Mitarbeiter durch das „Recht auf Löschung“ (Art. 17 DSGVO) und das „Recht auf Auskunft“ (Art. 15 DSGVO) die Hoheit über ihre Daten erhalten. Sofern im Unternehmen keine fortschrittliche, DSGVO-konforme HR Controlling Lösung eingesetzt wird, ist die Einhaltung der Datenschutzvorschriften mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden. Spezielle Funktionen sind nötig, um jederzeit die Auskunftsfähigkeit und Nachvollziehbarkeit vorgenommener Löschungen zu erfüllen. Zudem bedingt die geforderte Datenminimierung einer Prüfung, welche Informationen aufgrund der Zweckgebundenheit aufbewahrt werden können und welche Daten unverzüglich gelöscht werden müssen. Darüber hinaus ist die Einrichtung eines Rechtesystems erforderlich, um ausschließlich berechtigten Anwendern den Datenzugriff zu gewähren.

Tabellenkalkulationsprogramme sind keine Option mehr

Um als Unternehmen dem Auskunftsrecht der Mitarbeiter gerecht zu werden, ist es wichtig, den Speicherort der Mitarbeiterdaten zu kennen. Stehen im HR Controlling lediglich Tabellenkalkulationsprogramme zur Verfügung, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten besonders kritisch zu betrachten. Bis zum Erhalt der gewünschten Informationen müssen Tabellenkalkulationsdateien und Ordnerstrukturen mühsam durchsucht werden. In einer HR Controlling Lösung sind die Daten dagegen konsolidiert gespeichert und auf Anfrage jederzeit transparent abrufbar.

Datenschutzkonformes HR Controlling mit 4PLAN

Die Erfüllung der Datenschutzkonformität ist bei 4PLAN in den technisch organisatorischen Maßnahmen festgehalten. Zur Einhaltung der Richtlinien wurden in 4PLAN verschiedene Vorkehrungen getroffen, die sich im gesamten Portfolio der 4PLAN-Produktfamilie widerspiegeln. So erfolgt die Löschung der Daten regulär oder optional im Rahmen einer Anonymisierung, da die Entfernung des Personenbezuges im Hinblick auf die DSGVO ausreichend ist. Neben der Steuerung der Rechtevergabe über ein Audit-Modul und einer Protokollfunktion für Datenänderungen ist optional eine verschlüsselte Speicherung der Daten innerhalb der Datenbank mit „4CRYPT“ möglich. 4PLAN HR geht damit sogar über die Anforderungen der DSGVO hinaus.

4PLAN HR
WORLD CLASS HR CONTROLLING

Im Fokus von 4PLAN HR stehen Personalmaßnahmen auf Ebene von Mitarbeitern und/oder Stellen, die automatisch in Bezug auf Headcount, FTE und Kosten bewertet werden. Das Ergebnis ist eine zuverlässige Planung, die alle Aspekte des personalwirtschaftlichen Prozesses berücksichtigt. Neben den Planungsfunktionen bildet das Reporting einen integralen Bestandtteil von 4PLAN HR. Das Reporting liefert aussagekräftige Berichte und Analysen, um für Transparenz von durchgeführten Maßnahmen und deren Auswirkungen zu sorgen.

Dank einfacher Bedienbarkeit und der Übernahme von Kalkulationen durch HR-spezifische Berechnungsfunktionen, arbeiten Sie mit 4PLAN HR im Vergleich zu anderen Lösungen (z. B. Tabellenkalkulationsprogrammen) ausgesprochen produktiv. Dabei ist die Einhaltung der Richtlinien der EU-DSGVO selbstverständlich gegeben. Mehr zu 4PLAN HR

Namhafte Kunden

Unsere Erfahrung beruht auf zahlreichen erfolgreich abgeschlossenen Projekten bei mittelständischen und großen Unternehmen.

Über 150 Kunden unterschiedlicher Branchen vertrauen auf unsere Expertise als erfahrenen Partner.

Kundenstimmen zu 4PLAN

„Mit der Einführung von 4PLAN ist das Thema Personalkosten deutlich transparenter, flexibler und planungssicherer geworden.“

Niklas Hartmannsgruber,
Danone GmbH

„4PLAN hilft uns bei der täglichen Arbeit, weil es sich flexibel an unsere Bedürfnisse anpassen lässt.“

Pascal Franke,
ECE Projektmanagement GmbH & Co. KG

„Für das Windows unter den Personalkostenplanungstools muss man keine Programmierkenntnisse haben – es ist einem neuen Anwender in 1-2 Stunden beizubringen.“

Thomas Müller,
Jungheinrich AG

„In Folge der Einführung von 4PLAN haben wir im Unternehmen ein nie erreichtes Niveau an Akzeptanz und Genauigkeit hinsichtlich der Planung unserer Personalkosten erreicht.“

Sebastian Krause,
Kieback & Peter GmbH

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