Jedn\u0105 z mo\u017cliwych form planowania koszt\u00f3w osobowych jest planowanie wynagrodze\u0144. Wi\u0105\u017ce si\u0119 to z planowaniem konkretnych sk\u0142adnik\u00f3w wynagrodzenia dla pracownik\u00f3w. Procedura ta jest oczywista i powszechnie stosowana, zapewnia wiarygodne wyniki – je\u015bli jest dobrze przeprowadzona – i \u0142\u0105czy niezb\u0119dne decyzje dotycz\u0105ce wynagrodze\u0144 z planowaniem koszt\u00f3w osobowych.<\/p>\n\n
Przed rozpocz\u0119ciem tworzenia odpowiedniego modelu nale\u017cy jasno okre\u015bli\u0107, w jaki spos\u00f3b obliczane s\u0105 odpowiednie sk\u0142adniki wynagrodzenia w firmie i jakie inne informacje s\u0105 potrzebne, np. do analiz. Przyk\u0142adami s\u0105<\/p>\n\n
<\/p>\n\n
Nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c zastanowi\u0107 si\u0119 nad tym, kto i kiedy b\u0119dzie wykonywa\u0142 czynno\u015bci zwi\u0105zane z planowaniem koszt\u00f3w personelu lub danymi pochodz\u0105cymi z planowania koszt\u00f3w personelu:<\/p>\n\n
<\/p>\n\n
Ponadto musisz zdecydowa\u0107, kt\u00f3rych pracownik\u00f3w chcesz zaplanowa\u0107 indywidualnie. W niekt\u00f3rych cz\u0119\u015bciach organizacji mo\u017ce to nie mie\u0107 sensu, np. w przypadku intensywnego korzystania z pracownik\u00f3w tymczasowych z jednolitym wynagrodzeniem i du\u017c\u0105 fluktuacj\u0105. W tym przypadku lepiej jest planowa\u0107 na poziomie kumulacji (centrum koszt\u00f3w, oddzia\u0142 itp.) przy u\u017cyciu EPC i stawki koszt\u00f3w.<\/p>\n\n
System planowania wynagrodze\u0144 nie powinien zatem dotyczy\u0107<\/strong> wy\u0142\u0105cznie poszczeg\u00f3lnych pracownik\u00f3w. W niekt\u00f3rych przypadkach planowanie wed\u0142ug centrum koszt\u00f3w jest konieczne lub ma wi\u0119kszy sens. Dotyczy to wspomnianego ju\u017c personelu tymczasowego, a tak\u017ce koszt\u00f3w osobowych, kt\u00f3rych nie mo\u017cna sensownie zaplanowa\u0107 dla poszczeg\u00f3lnych pracownik\u00f3w, takich jak sk\u0142adki na ubezpieczenie od odpowiedzialno\u015bci cywilnej pracodawcy, nadgodziny itp.<\/p>\n\n <\/p>\n\n <\/p>\n\n Zaleca si\u0119 planowanie miesi\u0119czne, aby m\u00f3c rzetelnie planowa\u0107 zmiany w ci\u0105gu roku.<\/p>\n\n Intuicyjnie, arkusz kalkulacyjny Excel jest cz\u0119sto tworzony jako pierwszy, w kt\u00f3rym jeden wiersz jest oferowany dla ka\u017cdego pracownika. Nie jest to jednak zbyt efektywne rozwi\u0105zanie: Wyobra\u017amy sobie, \u017ce chcemy zaplanowa\u0107, aby pracownik od stycznia otrzymywa\u0142 wynagrodzenie w pe\u0142nym wymiarze godzin w wysoko\u015bci 7 500 EUR, a od kwietnia zosta\u0142 przeniesiony do innego centrum koszt\u00f3w, pracuj\u0105c w 50% w niepe\u0142nym wymiarze godzin, a jego wynagrodzenie nie zosta\u0142oby zmniejszone o po\u0142ow\u0119, ale ustalone na poziomie 4 000 EUR. Obliczenie koszt\u00f3w na rok planowania w jednym wierszu na pracownika staje si\u0119 prawdziwym wyzwaniem. Ponadto mamy teraz dwa centra koszt\u00f3w dla pracownika w ci\u0105gu roku.<\/p>\n\n Widzieli\u015bmy rozwi\u0105zania, kt\u00f3re oferowa\u0142y kilka kolumn z „nowym wynagrodzeniem” i „od miesi\u0105ca” oraz „nowym czasem pracy” z „od miesi\u0105ca”. Utworzono nowe centra koszt\u00f3w z nowymi liniami dla tego samego pracownika. Znacznie ogranicza to mo\u017cliwo\u015bci planowania – trudno jest zaoferowa\u0107 kilka takich kolumn dla ka\u017cdego planowanego rozmiaru bez tworzenia zagmatwanej tabeli. Ponadto, praktycznie niemo\u017cliwe jest p\u00f3\u017aniejsze wprowadzenie rzeczywistych warto\u015bci do takiej struktury.<\/p>\n\n Dop\u00f3ki organizacja jest wystarczaj\u0105co ma\u0142a, mo\u017cna post\u0119powa\u0107 w ten spos\u00f3b. Od pewnego rozmiaru staje si\u0119 to jednak krytyczne. G\u0142\u00f3wnymi powodami takiego stanu rzeczy s\u0105<\/p>\n\n Jak ju\u017c wspomniano, bardzo wa\u017cne jest, aby wszystkie informacje, kt\u00f3re chcesz przeanalizowa\u0107, by\u0142y dost\u0119pne w systemie. Kr\u00f3tko m\u00f3wi\u0105c: nie mo\u017cesz u\u017cywa\u0107 tego, czego nie masz. To irytuj\u0105ce, gdy pod koniec rundy planowania zdajesz sobie spraw\u0119, \u017ce informacje, kt\u00f3rych chcesz u\u017cy\u0107 do analizy danych, nie s\u0105 dost\u0119pne.<\/p>\n\n Opr\u00f3cz samych pracownik\u00f3w i ich w\u0142a\u015bciwo\u015bci (typ umowy, grupa pracownik\u00f3w, dzia\u0142, centrum koszt\u00f3w, rodzina stanowisk itp.), cz\u0119sto potrzebne s\u0105 r\u00f3wnie\u017c hierarchie dla element\u00f3w takich jak dzia\u0142y lub centra koszt\u00f3w, mened\u017cerowie itp.<\/p>\n\n Do por\u00f3wnania celu z rzeczywisto\u015bci\u0105, opr\u00f3cz planu potrzebne s\u0105 warto\u015bci rzeczywiste. Rodzi to pytanie o poziom, na kt\u00f3rym nale\u017cy dokonywa\u0107 por\u00f3wna\u0144 mi\u0119dzy celami a rzeczywisto\u015bci\u0105. Na poziomie kumulacji, np. centrum koszt\u00f3w, jest to stosunkowo proste, je\u015bli zar\u00f3wno warto\u015bci planowane, jak i rzeczywiste s\u0105 por\u00f3wnywane wy\u0142\u0105cznie na tym poziomie. Nie jest ju\u017c wtedy mo\u017cliwe wykazanie, kt\u00f3rzy pracownicy spowodowali odchylenia – centrum koszt\u00f3w jest ko\u0144cem linii. Pozbawia to ocen\u0119 znacznej cz\u0119\u015bci jej warto\u015bci informacyjnej, a oceny na poziomie centrum koszt\u00f3w mog\u0105 by\u0107 dostarczane przez Kontroling Finansowy bez jakiegokolwiek wk\u0142adu HR.<\/p>\n\n Korzystne jest uwzgl\u0119dnienie danych pracownik\u00f3w w por\u00f3wnaniu docelowym\/rzeczywistym, aby pokaza\u0107 planowane warto\u015bci pracownik\u00f3w wraz z ich rzeczywistymi warto\u015bciami. Nie znamy jednak \u017cadnego przypadku, w kt\u00f3rym warto\u015bci rzeczywiste zosta\u0142yby powi\u0105zane z warto\u015bciami planowanymi (tj. dla ka\u017cdego pracownika ze wszystkimi zaplanowanymi szczeg\u00f3\u0142ami, takimi jak centrum koszt\u00f3w, godziny pracy, sk\u0142adniki wynagrodzenia itp.<\/p>\n\n Je\u015bli wi\u0119ksza organizacja wymaga regularnych por\u00f3wna\u0144 cel\u00f3w z rzeczywisto\u015bci\u0105, a\u017c do poziomu pracownika, prawdopodobnie nie da si\u0119 obej\u015b\u0107 bez rozwi\u0105zania specjalizuj\u0105cego si\u0119 w controllingu HR.<\/p>\n\n <\/p>\n\n Cz\u0119sto widzimy rozwi\u0105zania, kt\u00f3re okre\u015blamy jako „planowanie z zaskoczenia”: Na pocz\u0105tku jest du\u017co pracy, a na ko\u0144cu du\u017ce zaskoczenie, poniewa\u017c wynik staje si\u0119 widoczny po raz pierwszy – co cz\u0119sto nie jest zgodne z wyobra\u017ceniami kierownictwa. Skutkuje to czasoch\u0142onnymi, powtarzaj\u0105cymi si\u0119 rundami planowania, a\u017c do osi\u0105gni\u0119cia celu.<\/p>\n\n Nale\u017cy tego unika\u0107. Ka\u017cdy plan pod\u0105\u017ca za celem, a ka\u017cda zmiana powinna by\u0107 natychmiast oceniana z uwzgl\u0119dnieniem og\u00f3lnego celu. W zwi\u0105zku z tym sumy cz\u0119\u015bciowe i ko\u0144cowe musz\u0105 by\u0107 wyra\u017anie widoczne i obliczane w przypadku zmian.<\/p>\n\n <\/p>\n\n Dos\u0142owne por\u00f3wnanie cel\/stan faktyczny, tj. por\u00f3wnanie stanu faktycznego do ostatniego zestawienia z planem do bie\u017c\u0105cego miesi\u0105ca, nie jest zbyt pomocne. Por\u00f3wnanie planu i prognozy jest znacznie lepsze, poniewa\u017c pozwala por\u00f3wna\u0107 plan na ca\u0142y rok z prognoz\u0105, sk\u0142adaj\u0105c\u0105 si\u0119 z rzeczywistych i przewidywanych miesi\u0119cy do ko\u0144ca roku. Mo\u017cesz zobaczy\u0107, jak si\u0119 „wydostaniesz”, a nie tylko jak to wygl\u0105da „do tej pory”.<\/p>\n\n Aby to osi\u0105gn\u0105\u0107, system planowania wynagrodze\u0144 musi nie tylko by\u0107 w stanie trwale za\u0142adowa\u0107 rzeczywiste warto\u015bci na poziomie pracownika, ale tak\u017ce wyprowadzi\u0107 z nich wiarygodn\u0105 ekstrapolacj\u0119. W tym celu nale\u017cy zidentyfikowa\u0107 i oceni\u0107 rzeczywiste dzia\u0142ania (zatrudnianie, transfery, zmiany godzin pracy itp.) wraz z dzia\u0142aniami zaplanowanymi na pozosta\u0142\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 roku.<\/p>\n\n <\/p>\n\n Planowanie wynagrodze\u0144 jako podstawa planowania koszt\u00f3w osobowych jest generalnie dobrym pomys\u0142em. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych jest mo\u017cliwe, cho\u0107 w praktyce jest bardziej skomplikowane ni\u017c pocz\u0105tkowo s\u0105dzono, zw\u0142aszcza w przypadku wi\u0119kszych organizacji. Ale niezale\u017cnie od tego, czy si\u0119 go trzymasz, czy nie, Excel dobrze nadaje si\u0119 do opisania wymaganego modelu – nawet je\u015bli wykonujesz „ci\u0119\u017ckie podnoszenie” za pomoc\u0105 bardziej odpowiedniej aplikacji.<\/p>\n\n Planowanie wynagrodze\u0144 za pomoc\u0105 arkuszy kalkulacyjnych jest wykonalne w ma\u0142ych organizacjach zatrudniaj\u0105cych do ok. 200 pracownik\u00f3w, je\u015bli odbywa si\u0119 to centralnie, dane planowania s\u0105 przesy\u0142ane do kontrolingu finansowego na poziomie centrum koszt\u00f3w i konta, a pliki Excel z planowaniem wynagrodze\u0144 nigdy nie s\u0105 ponownie otwierane po zaplanowaniu lub je\u015bli jeste\u015b przygotowany na w\u0142o\u017cenie du\u017cej ilo\u015bci pracy r\u0119cznej w model arkusza kalkulacyjnego.<\/p>\n\n <\/p>\n\n Idealne planowanie wynagrodze\u0144 uwzgl\u0119dnia wiele innych aspekt\u00f3w, np. planowanie miar i ich wykorzystanie w analizach odchyle\u0144, wsteczne ksi\u0119gowanie na li\u015bcie p\u0142ac, planowanie NN, integracja planowania stanowisk pracy itp. itd.<\/p>\n\n Zajmiemy si\u0119 tymi aspektami w kolejnych artyku\u0142ach. Warto wi\u0119c wpa\u015b\u0107 tu ponownie.<\/p>\n\n Je\u015bli chcesz dowiedzie\u0107 si\u0119 wi\u0119cej o controllingu HR i naszym produkcie 4PLAN HR, kliknij tutaj<\/a>.<\/p>\n\nOkresowo\u015b\u0107 w planowaniu<\/h5>\n\n
\n
Analizy, np. por\u00f3wnanie celu z rzeczywisto\u015bci\u0105<\/h5>\n\n
Planowanie z zaskoczenia<\/h5>\n\n
Sta\u0142a ekstrapolacja (prognoza)<\/h5>\n\n
Wnioski<\/b><\/h4>\n\n
Perspektywy<\/h5>\n\n