Oberberg Kliniken halbieren ihren Personalplanungsaufwand
Über Oberberg Kliniken
Herausforderungen bei wachsender Unternehmensgröße
Mit dem starken Wachstum der Oberberg Kliniken stieß die bisherige Excel-basierte Personalplanung an ihre Grenzen. Die Folge: hoher administrativer Aufwand, steigende Fehleranfälligkeit und wachsende Unzufriedenheit im Controlling-Team.
Konkret ergaben sich folgende Probleme:
- Hoher Aufwand für hochqualifizierte Fachkräfte durch manuelle Verwaltungsarbeit
- Unsichere Datenqualität in verteilten Excel-Listen
- Fehlende Transparenz für präzise Personalentscheidungen
- Bedarf nach einer skalierbaren, datenbankbasierten Lösung
Einführung einer skalierbaren Lösung mit 4PLAN
Nach eingehender Analyse fiel die Entscheidung auf 4PLAN – ein System, das sowohl technische als auch fachliche Anforderungen der Oberberg Kliniken erfüllt.
Zentrale Funktionalitäten:
- Import von Ist-Daten aus dem Lohnabrechnungssystem (CSV / Schnittstelle)
- Unterstützung individueller Anforderungen wie Kostenverrechnung, Bonusplanung, Umlagen
- Selbst konfigurierbare Dashboards
- Eigenständige Administration durch das Controlling-Team
- Planstellenverwaltung, Simulationen, gruppenweite Auswertungen
- Abbildung tariflicher Logiken und Auswertungen über definierte / alle Kliniken
Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit S4U, beginnend mit gemeinsamen Anforderungs-Workshops. Rückblickend wurde angemerkt, dass Dashboards erst spät eingeführt wurden – ein Punkt, der inzwischen durch Standards gelöst ist.
50 % weniger Aufwand – bessere Daten, klarere Prozesse
Durch den Einsatz von 4PLAN konnten die Oberberg Kliniken den Zeitaufwand für die Personalplanung um die Hälfte senken – bei gleichzeitig verbesserter Datenqualität.
Erreichte Verbesserungen im Überblick:
- 50 % Zeit- und Kosteneinsparung im Planungsprozess
- Signifikant bessere Datenqualität und Auswertungsgeschwindigkeit
- Schnellere Ad-hoc-Analysen und Standardberichte
- Klarere Aufgabentrennung zwischen Personalcontrolling und Controlling
- Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch Wegfall repetitiver Tätigkeiten
- Optimierte Prozesse wie z. B. bei der Entgeltfreigabe
Die Einführung von 4PLAN bildet die Basis für weitere Digitalisierungsschritte im HR-Bereich. Folgende Punkte stehen auf der Roadmap:
- Integration der Stellenplanung
- Erweiterung der Genehmigungsworkflows (mehrstufige Freigaben)
- Leistungsverbesserung der Anwendung
- Historisierung von Eingaben zur Steigerung der Auditfähigkeit
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Stefan Hörmann
Teamleiter Vertrieb
