Entgelttransparenzgesetz 2026: Was die neuen EU-Regeln für DACH Unternehmen bedeuten

Was das Entgelttransparenzgesetz und die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ab 2026 konkret von Unternehmen verlangen – und wie Sie HR, Controlling und Führung frühzeitig darauf vorbereiten.

Aktualisiert am 10. September 2026: Die Umsetzungsfrist der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist am 7. Juni 2026 abgelaufen. Ein deutsches Umsetzungsgesetz liegt bislang nicht vor. Die Berichtsfristen der Richtlinie gelten unverändert; der erste Bericht ist zum 7. Juni 2027 fällig.

1. Einleitung

Im Jahr 2023 hat die EU einen bedeutenden Schritt zur Förderung des Grundsatzes „Gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ gemacht. Mit der Verabschiedung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz (Richtlinie (EU) 2023/970) soll das Prinzip der Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern durch mehr Transparenz gestärkt werden.

In Deutschland war die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umzusetzen, voraussichtlich durch eine Weiterentwicklung des Entgelttransparenzgesetzes. Diese Frist ist ohne Umsetzungsgesetz verstrichen; der aktuelle Stand ist im Kapitel zur Umsetzung in deutsches Recht beschrieben.

Ausgangssituation

Der Gesetzgeber reagiert damit auf ein Problem, das seit Jahren besteht: Frauen verdienen innerhalb der EU im Durchschnitt rund 13 Prozent weniger pro geleistete Arbeitsstunde als Männer – in Deutschland liegt die Differenz bei etwa 16 Prozent. Diese Lücke hat sich in den vergangenen zehn Jahren kaum verändert. Ein wesentlicher Grund dafür ist die mangelnde Transparenz in Unternehmen, die ungerechte Gehaltsunterschiede schwer erkennbar macht.

Ziele der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz

Die neuen Vorgaben sollen genau hier ansetzen: Durch mehr Einblick in die betrieblichen Lohnstrukturen will die EU dafür sorgen, dass Ungleichbehandlungen sichtbar werden und fairere Bedingungen entstehen.

Konkret verfolgt die Richtlinie unter anderem folgende Ziele:

• geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede sichtbar machen
• individuelle und kollektive Rechte auf gleiche Bezahlung besser durchsetzbar machen
• strukturelle Diskriminierung bei Vergütungsentscheidungen abbauen
• einen europaweit vergleichbaren Mindeststandard für Entgelttransparenz schaffen

Schon heute ist weltweit ein klarer Trend hin zu mehr Transparenz beim Entgelt zu erkennen. Immer mehr Staaten führen Regelungen ein, die den Vorgaben der EU sehr ähnlich sind. In den USA gelten inzwischen in zwölf Bundesstaaten sowie mehreren Städten und Landkreisen Transparenzpflichten, etwa verpflichtende Gehaltsspannen in Stellenausschreibungen. Erfasst waren davon bereits 2023 rund 27 Prozent der Erwerbsbevölkerung, Tendenz steigend.

Vorreiterländer zeigen positive Effekte

Die ersten Erfahrungen zeigen, dass mehr Offenheit Wirkung zeigt: Sowohl in Dänemark als auch im Vereinigten Königreich hat die Einführung verpflichtender Berichte zur geschlechtsspezifischen Entgeltstruktur zu einer Verringerung der Lohnunterschiede bei den betroffenen Arbeitgebern geführt.

Gleichzeitig verändern sich die Erwartungen der Arbeitnehmer*innen deutlich. In den USA geben 82 Prozent der Beschäftigten an, sich eher zu bewerben, wenn die Stellenanzeige eine Gehaltsspanne enthält; 60 Prozent bewerben sich gar nicht auf Anzeigen ohne Gehaltsangabe. Für Deutschland zeigt eine europäische Erhebung ein ähnliches Bild: 61 Prozent bevorzugen Anzeigen mit Gehaltsangabe, 64 Prozent fordern Gehaltsspannen als Standard. Gleichzeitig enthalten derzeit nur rund 20 Prozent der deutschen Stellenanzeigen eine Gehaltsangabe – bei akademischen Fachkräften sogar nur 13 Prozent.

2. Was bedeutet Entgelttransparenz?

Entgelttransparenz bedeutet, dass Beschäftigte leichter nachvollziehen können, wie Löhne und Gehälter zustande kommen. Im Kern geht es um Offenheit:

• Wer verdient wie viel?
• Für welche Tätigkeit?
• Nach welchen Kriterien wird die Vergütung festgelegt?

Ziel ist es sicherzustellen, dass Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit auch gleich bezahlt werden. Wenn Gehälter nicht länger im Verborgenen bleiben, wird es wesentlich schwieriger, unbewusste oder auch bewusst herbeigeführte Ungleichbehandlungen aufgrund des Geschlechts oder anderer Faktoren aufrechtzuerhalten.

Abbau von Benachteiligungen durch Transparenz

Über viele Jahre hinweg waren Gespräche über das eigene Einkommen in den meisten Betrieben unerwünscht. Mitarbeitende wussten oft nicht, wie ihre Kolleg*innen bezahlt werden, und in manchen Firmen war es sogar ausdrücklich verboten, über das eigene Gehalt zu sprechen. Genau hier setzt die Richtlinie an: Solche Verbote sollen künftig nicht mehr zulässig sein. Mitarbeitende dürfen offen über ihr Gehalt sprechen, ohne Nachteile befürchten zu müssen. Mehr Transparenz soll das Vertrauen im Unternehmen stärken und Mitarbeitenden ermöglichen, Benachteiligungen bei der Bezahlung selbst zu erkennen und aktiv anzugehen.

Entgelttransparenz in der Praxis: vier zentrale Bausteine

Entgelttransparenz umfasst mehrere Bereiche, unter anderem:

• transparente Einstellungsprozesse
• offene Einblicke in interne Gehaltsinformationen
• eindeutig definierte Gehalts- und Stellenstrukturen
• veröffentlichte Berichte zur Entgeltgleichheit

Zusammengenommen sollen diese Maßnahmen ein Vergütungssystem schaffen, das nachvollziehbarer und für alle Beteiligten besser überprüfbar ist. Die Grundidee lautet: Wenn Gehälter nicht im Verborgenen bleiben, können Unternehmen und Mitarbeitende gemeinsam dafür sorgen, dass Arbeit anhand gender-neutraler Kriterien bezahlt wird. Gleichzeitig lassen sich strukturelle Ungleichheiten schneller erkennen und gezielt angehen.

„Es gibt keinen einzigen Grund, warum eine Frau, die dieselbe Art von Arbeit leistet, weniger verdienen sollte als ein Mann“, erklärte EU-Kommissionspräsidentin Ursula von der Leyen im Jahr 2023.

3. Was regeln Entgelttransparenzgesetz und EU-Entgelttransparenzrichtlinie konkret?

Die Richtlinie bringt eine Vielzahl neuer Vorgaben für Arbeitgeber mit sich. Ihr zentrales Ziel besteht darin, mehr Offenheit bei Vergütungen zu schaffen und den Anspruch auf gerechtes Entgelt wirksamer durchzusetzen.

Überblick: zentrale Pflichten für Arbeitgeber

Zu den wichtigsten Pflichten gehören:

• Aufbau transparenter Vergütungsstrukturen und Stellenkategorien
• Auskunftsrechte der Beschäftigten zu Gehältern und Durchschnittswerten
• Transparenzpflichten im Einstellungsprozess (Gehaltsspannen, Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt)
• regelmäßige Gehaltsberichte mit Auswertungen nach Geschlecht
• gemeinsame Überprüfungen bei ungeklärten Pay Gaps
• Regelungen zu Durchsetzung, Sanktionen und umgekehrter Beweislast

Im Folgenden werden diese Themen näher erläutert.

1) Vergütungsstrukturen und Stellenarchitektur

Tätigkeiten in Stellenkategorien bündeln

Arbeitgeber aller Größen müssen künftig in der Lage sein, Tätigkeiten so zu gruppieren, dass Funktionen, die dieselbe oder eine gleichwertige Arbeit umfassen, in gemeinsamen Kategorien zusammengefasst werden können. Dafür braucht es eine klar aufgebaute Stellenstruktur, die ähnliche Aufgabenfelder sinnvoll bündelt.

Gender-neutrale Kriterien und Transparenz

Für jede dieser Kategorien müssen die objektiven und gender-neutralen Kriterien beschrieben sein, die den Entscheidungen über die Vergütung zugrunde liegen. Solche Kriterien können etwa sein:

• Qualifikation
• Berufserfahrung
• Verantwortungsumfang
• Kompetenzniveau
• Leistungsbeurteilung

Entscheidend ist, dass die Kriterien überall im Unternehmen gleich gelten und niemand aufgrund seines Geschlechts bevorzugt wird.

Die Grundsätze und Kriterien, nach denen Gehälter festgelegt werden, müssen für alle Beschäftigten einsehbar sein. Mitarbeitende sollen verstehen können, welche Faktoren in ihre Vergütung einfließen und welche Voraussetzungen sie erfüllen müssen, um sich beruflich weiterzuentwickeln. Damit sollen ungerechtfertigte Gehaltsunterschiede ausgeschlossen werden, sodass Personen in derselben Stellenkategorie nach denselben neutralen Kriterien bezahlt werden.

Tipp: Es ist sinnvoll, sich jetzt schon mit der Erfassung der Stellenkategorien und der zugrunde liegenden Vergütungskriterien auseinanderzusetzen. In manchen Firmen können bestehende Einstufungen aus Tarifverträgen als Ausgangspunkt dienen. Zusätzlich empfiehlt es sich, für jede Kategorie klare Stellenbeschreibungen zu erstellen, in denen Aufgaben und Verantwortlichkeiten transparent dargestellt werden. So entsteht eine verlässliche Basis für objektive Gehaltsbewertungen.

Hinweis: In einigen Mitgliedstaaten können sehr kleine Unternehmen von der Pflicht zur Erstellung formaler Vergütungsstrukturen ausgenommen sein. Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten könnten daher eventuell von den Transparenzanforderungen bezüglich der Gehaltskriterien befreit werden. Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es jedoch empfehlenswert, klare Vergütungsgrundsätze zu etablieren.

2) Anspruch der Beschäftigten auf Gehaltsinformationen

Individuelle Auskunftsrechte

Eine wichtige Neuerung besteht darin, dass Mitarbeitende künftig das Recht haben, Auskünfte über ihre Vergütung zu erhalten. Konkret kann eine Person Informationen über ihr eigenes Gehalt und über die durchschnittlichen Gehälter in derselben Kategorie, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, anfordern. Dieses Recht gilt für alle Beschäftigten, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Hält eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter das eigene Gehalt im Vergleich zu Kolleg*innen für zu niedrig, können die entsprechenden Vergleichszahlen eingefordert werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet,

• die angeforderten Informationen innerhalb einer angemessenen Frist bereitzustellen,
• die Angaben in verständlicher Form zur Verfügung zu stellen und
• bei unklaren oder unvollständigen Daten zusätzliche Auskünfte und eine nachvollziehbare Begründung zu liefern.

Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle Mitarbeitenden mindestens einmal jährlich über dieses Recht zu informieren und zu erläutern, wie sie es geltend machen können. Das sorgt dafür, dass jede Person ihre Rechte und Handlungsmöglichkeiten kennt.

Gehälter sind kein Tabuthema mehr

Künftig ist es Arbeitgebern nicht mehr gestattet, Mitarbeitenden zu verbieten, über ihr eigenes Gehalt zu sprechen. Vereinbarungen, die Gehälter geheim halten sollen, sind unzulässig, wenn sie die Durchsetzung gleicher Bezahlung behindern. Mitarbeitende können ihr Gehalt freiwillig mit Kolleginnen, Gewerkschaftsvertreterinnen oder anderen teilen, ohne dafür benachteiligt zu werden.

Damit findet ein grundlegender kultureller Wandel statt: Gehälter sind innerhalb der Organisation kein Tabuthema mehr. Insgesamt erhalten Mitarbeitende deutlich mehr Transparenz und Handlungsmöglichkeiten. Sie können selbst aktiv werden, wenn ihnen Unstimmigkeiten auffallen. Für die Personalabteilung bedeutet dies, dass die angeforderten Daten schnell und präzise bereitgestellt werden müssen, ohne gegen Datenschutzbestimmungen oder andere Vorschriften zu verstoßen. Ein gutes HR-System kann diese neuen Aufgaben zuverlässig unterstützen.

3) Entgelttransparenz im Einstellungsprozess

Informationen zu Gehältern

Die Richtlinie bringt auch Vorgaben für die Zeit vor der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen mit sich. Arbeitgeber müssen Bewerberinnen über das Einstiegsgehalt oder die erwartete Gehaltsspanne informieren, einschließlich etwaiger tariflicher Regelungen. Diese Informationen müssen bereitgestellt werden, bevor Gehaltsverhandlungen beginnen – idealerweise bereits in der Stellenanzeige, spätestens jedoch vor dem ersten Vorstellungsgespräch. Ziel ist es, transparente und gut informierte Gespräche zu ermöglichen, bei denen die Kandidat*innen die Rahmenbedingungen von vornherein kennen.

Zudem ist es Arbeitgebern künftig untersagt, nach dem bisherigen Gehalt oder der Gehaltsgeschichte eines Bewerbers oder einer Bewerberin zu fragen. Dadurch soll verhindert werden, dass frühere Gehälter eine Person in ihrer neuen Position benachteiligen und bestehende Ungleichheiten fortbestehen. Alle Bewerbenden sollen anhand des Gehaltsrahmens der ausgeschriebenen Stelle und ihrer Qualifikationen bewertet werden, nicht nach dem, was sie zuvor verdient haben.

Auswirkungen auf den Einstellungsprozess

Diese Vorgaben haben erhebliche Auswirkungen auf den Einstellungsprozess. Stellenanzeigen müssen künftig entweder eine konkrete Gehaltsangabe oder eine Gehaltsspanne für die ausgeschriebene Position enthalten. Viele Unternehmen haben bereits damit begonnen, Gehaltsinformationen in ihren Anzeigen anzugeben, da dies die Zahl der Bewerbungen erhöhen kann. Gleichzeitig erleichtert es der Personalabteilung, gleiche Bedingungen in den Gehaltsverhandlungen zu gewährleisten, da alle Bewerbenden – unabhängig von ihrer Verhandlungsmacht – über die Gehaltsspanne informiert sind.

Berücksichtigung von Gleichbehandlungsregeln

Darüber hinaus verlangt die Richtlinie, dass Stellenanzeigen und Jobtitel genderneutral formuliert sind und der gesamte Rekrutierungsprozess diskriminierungsfrei abläuft. Praktisch bedeutet dies, geschlechtsspezifische Formulierungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass keine Rekrutierungswege gewählt werden, die indirekt ein Geschlecht ausschließen. Diese Vorgaben stimmen mit den bestehenden Gleichbehandlungsregeln überein, erhalten nun jedoch eine noch größere Bedeutung.

4) Gehaltsberichte und nach Geschlecht aufgeschlüsselte Gehaltsstatistiken

Systematische Ungleichheiten sichtbar machen

Eine der weitreichendsten Verpflichtungen betrifft größere Unternehmen, die künftig regelmäßig Berichte über geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede erstellen müssen. Diese Berichte und Analysen sollen aufzeigen, ob es innerhalb der verschiedenen Stellenkategorien Unterschiede zwischen Frauen und Männern gibt. Ziel ist es, eine Datenbasis zu schaffen, die systematische Ungleichheiten sichtbar macht.

Konkret bedeutet dies:

• Unternehmen ab 100 Beschäftigten müssen einen nach Geschlecht aufgeschlüsselten Entgeltbericht erstellen.
• Ab 250 Beschäftigten gilt eine jährliche Berichtspflicht, erstmals zum 7. Juni 2027.
• Bei 150 bis 249 Beschäftigten ist alle drei Jahre zu berichten, erstmals ebenfalls zum 7. Juni 2027.
• Bei 100 bis 149 Beschäftigten ist alle drei Jahre zu berichten, erstmals jedoch erst zum 7. Juni 2031.
• Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten unterliegen der EU-Berichtspflicht nicht und können freiwillig berichten.

Die Berichte müssen nach Geschlecht aufgeschlüsselte Daten enthalten, etwa den durchschnittlichen Verdienst von Frauen und Männern innerhalb der definierten Stellenkategorien. Zudem soll der Anteil von Frauen und Männern, die Bonuszahlungen oder variable Vergütungen erhalten, erfasst werden. Die genauen Vorgaben zu Format und Inhalt werden voraussichtlich in den nationalen Umsetzungsvorschriften festgelegt.

5) Gemeinsame Überprüfung bei ungeklärten Gehaltsunterschieden

Erklärungspflicht bei Lohnlücken von mehr als fünf Prozent

Daten allein haben nur einen begrenzten Nutzen, wenn sie nicht weiterverfolgt werden. Deshalb sieht die Richtlinie einen Mechanismus vor, der greift, sobald die Berichte erhebliche geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede aufzeigen. Liegt in einer bestimmten Stellenkategorie die Lohnlücke zwischen Frauen und Männern laut Bericht bei mehr als fünf Prozent und kann diese nicht erklärt werden, ist eine gemeinsame Gehaltsprüfung erforderlich.

In der Regel müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Lohnlücke zwischen Frauen und Männern innerhalb derselben Stellenkategorie beträgt mehr als fünf Prozent.
• Die Differenz lässt sich nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien erklären, etwa unterschiedliche Bildungsabschlüsse, Verantwortung oder Erfahrung.
• Die Differenz wurde innerhalb von sechs Monaten nach Feststellung im Bericht nicht behoben.

Sind alle drei Bedingungen erfüllt, muss das Unternehmen zeitnah eine gemeinsame Gehaltsprüfung mit den Beschäftigtenvertreter*innen durchführen. Das Ergebnis ist üblicherweise ein Maßnahmenplan zur Beseitigung der geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschiede. Dies kann sowohl Anpassungen der Vergütung für die unterbezahlte Gruppe als auch Änderungen der Vergütungskriterien umfassen, um diese fairer zu gestalten.

6) Durchsetzung und umgekehrte Beweislast

Umgekehrte Beweislast als Kerninstrument

Um die Einhaltung der Richtlinie sicherzustellen, enthält sie auch Regelungen zu Durchsetzung, Beweislast und Sanktionen. Diese stärken die rechtliche Position der Beschäftigten in Fällen ungleicher Bezahlung und setzen Anreize für Arbeitgeber, die Anforderungen zu erfüllen.

Eine der wichtigsten Neuerungen ist die Einführung einer umgekehrten Beweislast unter bestimmten Bedingungen. Wenn ein Unternehmen seinen Pflichten aus der Richtlinie nicht nachkommt – zum Beispiel, indem es keinen Gehaltsbericht erstellt oder die Herausgabe von Gehaltsinformationen verweigert – wird in einem Equal-Pay-Fall vermutet, dass eine Diskriminierung vorliegt. Das bedeutet: Geht eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter gegen ungleiche Bezahlung vor, wird jede Gehaltsdifferenz zwischen Frauen und Männern zunächst als Diskriminierung betrachtet, bis der Arbeitgeber das Gegenteil nachweist. Die Beweislast liegt in diesem Fall beim Arbeitgeber und nicht mehr beim Beschäftigten.

Erfüllt der Arbeitgeber dagegen alle Transparenzpflichten, bleibt die Beweislast beim Beschäftigten, der nachweisen muss, dass eine Diskriminierung vorliegt.

Sanktionen und Entschädigung

Zusätzlich müssen die Mitgliedstaaten wirksame Sanktionen für Verstöße vorsehen, einschließlich Geldstrafen. Beschäftigte, die durch ungleiche Bezahlung Nachteile erleiden, haben Anspruch auf vollständige Entschädigung, einschließlich Nachzahlungen und Schadensersatz für immaterielle Schäden.

4. Ab wann gelten die Regeln zur Entgelttransparenz?

Umsetzung in deutsches Recht und Zeitplan

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist 2023 in Kraft getreten. Die Frist zur Umsetzung in nationales Recht lief am 7. Juni 2026 ab. Deutschland hat sie nicht eingehalten: Ein Umsetzungsgesetz ist nicht in Kraft, ein Regierungsentwurf liegt nicht vor. Grundlage der Vorbereitung ist der Abschlussbericht der Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ vom Oktober 2025. Mit der Einleitung des Gesetzgebungsverfahrens wird 2027 gerechnet.

Für Unternehmen bedeutet das keine Entwarnung, sondern eine dreigeteilte Lage:

• Für private Arbeitgeber gilt weiterhin das Entgelttransparenzgesetz von 2017, das jedoch richtlinienkonform auszulegen ist.
• Beschäftigte öffentlicher Arbeitgeber können sich nach der Rechtsprechung des EuGH nach Fristablauf unter bestimmten Voraussetzungen unmittelbar auf hinreichend bestimmte Vorgaben der Richtlinie berufen. Für den Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz hat das Bundesarbeitsgericht die Anforderungen zuletzt in den Entscheidungen 8 AZR 488/19 und 8 AZR 83/25 konkretisiert.
• Die Berichtsfristen verschieben sich durch die verspätete Umsetzung nicht. Der erste Bericht ist zum 7. Juni 2027 fällig, der Vorbereitungszeitraum verkürzt sich entsprechend.

Wichtige Fristen für Gehaltsberichte und Recruiting

Einige Anforderungen gelten sofort nach Umsetzung, andere treten gestaffelt in Kraft. Nach aktuellem Stand gilt:

• Unternehmen mit ≥ 250 Beschäftigten
  • Erster Gehaltsbericht: bis 7. Juni 2027 (für das Jahr 2026)
  • Danach: jährliche Berichtspflicht
• Unternehmen mit 150–249 Beschäftigten
  • Erster Gehaltsbericht: bis 7. Juni 2027 (für das Jahr 2026)
  • Danach: alle drei Jahre
• Unternehmen mit 100–149 Beschäftigten
  • Erster Gehaltsbericht: bis 2031 (für das Jahr 2030)
  • Danach: alle drei Jahre
• Unternehmen mit bis zu 99 Beschäftigten
  • aktuell keine EU-weite Berichtspflicht

Das erweiterte Auskunftsrecht der Beschäftigten und die Recruiting-Vorgaben – insbesondere die Angabe von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen und das Verbot, nach dem bisherigen Gehalt zu fragen – setzen ein nationales Umsetzungsgesetz voraus. Da dieses noch nicht vorliegt, gelten sie für private Arbeitgeber noch nicht unmittelbar. Wer Stellenanzeigen heute schon mit Gehaltsspanne veröffentlicht, ist auf das Inkrafttreten vorbereitet und verbessert zugleich die Bewerbungsquote.

Jetzt ist die Zeit zu handeln

Für Unternehmen bleibt bis zum ersten Berichtstermin am 7. Juni 2027 weniger als ein Jahr. Diese Zeit sollte gezielt genutzt werden, um sich auf die neuen Vorgaben einzustellen. Wichtig sind insbesondere:

• Aufbau einer belastbaren Datenbasis
• Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten (HR, Controlling, Führung)
• Auswahl und Implementierung geeigneter Systeme
• Entwicklung interner Richtlinien und Kommunikationskonzepte

Gleichzeitig bietet die Richtlinie die Gelegenheit, bestehende Vergütungsstrukturen zu überprüfen und professioneller aufzustellen.

5. Welche Auswirkungen hat Entgelttransparenz auf mein Unternehmen?

Die kommenden Regelungen werden Auswirkungen auf nahezu alle Unternehmensbereiche haben. Besonders betroffen sind:

• HR/Personalabteilung – Daten, Prozesse, Reporting
• Führungskräfte – Gehaltsstrategien, Budgets, Kommunikation
• Organisation und Mitarbeitende – Kultur, Fairnesswahrnehmung, Zusammenarbeit

Auswirkungen auf die Personalabteilung

HR wird zum zentralen Steuerungspunkt der Umsetzung. Die Abteilung muss interne Richtlinien und Prozesse entwickeln oder anpassen, regelmäßige Gehaltsberichte erstellen und die Daten auswerten. Das erfordert deutlich mehr datenbezogene Arbeit als bisher.

Konkret bedeutet das für HR:

• interne Richtlinien und Prozesse zur Entgelttransparenz entwickeln oder anpassen
• regelmäßige Gehaltsberichte erstellen und Ergebnisse interpretieren
• Daten zu Gehalt, Stellenkategorien und Geschlecht systematisch auswerten
• eng mit Controlling, Payroll und ggf. externen Berater*innen zusammenarbeiten

Dafür braucht HR unter anderem Kompetenzen in HR-Analytics und Datenverarbeitung, ein verlässliches HR- und Abrechnungssystem sowie Kapazitäten für Analyse und Interpretation der Ergebnisse. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann der zusätzliche Verwaltungsaufwand spürbar sein. Ein umfassendes HR-System und passende Tools für HR-Controlling werden zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.

Was Führungskräfte beachten müssen

Führungskräfte werden ihre Gehaltsstrategie stärker an Gleichbehandlung und Transparenz ausrichten müssen. Spätestens wenn Analysen ungeklärte Gehaltsunterschiede zeigen, reichen individuelle Einzelentscheidungen nicht mehr aus.

Typische Konsequenzen für Führung sind:

• klarer definierte oder stärker zentral gesteuerte Gehaltsstrukturen
• weniger Spielraum für spontane Einzelentscheidungen bei Gehaltserhöhungen
• Anpassungen einzelner Gehälter, wenn Analysen Ungleichheiten sichtbar machen
• engere Abstimmung mit HR und Controlling bei Budgetplanung und Gehaltserhöhungsrunden

Hinzu kommt ein kultureller Aspekt: Mitarbeitende werden kritischer nachfragen, wie sich ihr Gehalt erklärt. High Performer, die feststellen, dass ihr Gehalt unter dem Durchschnitt ihrer Kategorie liegt, werden Erklärungen einfordern. Studien zeigen, dass gerechte Bezahlung das Engagement stärkt und Diversity-, Equity- & Inclusion-Maßnahmen unterstützt. Führungskräfte sollten die Vorgaben daher nicht nur als Pflicht sehen, sondern als Chance, Kultur und Arbeitgeberimage zu stärken.

Veränderungen für Organisation und Mitarbeitende

Für die Belegschaft kann mehr Transparenz zu größerem Vertrauen und einem stärkeren Gefühl von Fairness führen – vorausgesetzt, das Thema wird professionell gehandhabt. Sobald Gehaltsstrukturen nachvollziehbarer werden, sinkt das Risiko von Misstrauen. Das kann ein gesünderes Arbeitsklima schaffen und die Motivation steigern, insbesondere bei Frauen, die sich bislang möglicherweise benachteiligt fühlten.

Gleichzeitig birgt dieser Wandel Herausforderungen. In der Übergangsphase kann Transparenz auch Unruhe auslösen – insbesondere dann, wenn bisher verborgene Ungleichgewichte sichtbar werden. Beschäftigte, die feststellen, dass sie im Vergleich zu Kolleg*innen schlechter gestellt sind, könnten frustriert reagieren, sofern das Unternehmen nicht konsequent handelt. Umso wichtiger ist es, dass die Führung etwaige Ungleichheiten erkennt und aktiv behebt.

Um diesen Wandel konstruktiv zu gestalten, braucht es ein gezieltes Change Management mit klaren Schwerpunkten:

• frühzeitige Einbindung und Befähigung von Führungskräften
• offene, ehrliche Kommunikation mit Mitarbeitenden
• klare Pläne zur Beseitigung identifizierter Lücken und deren Nachverfolgung

„Pay Transparency wird sämtliche Bereiche eines Unternehmens berühren. Es geht nicht nur darum, neue Vorgaben einzuhalten, sondern um einen grundsätzlichen kulturellen Wandel. Dafür braucht es eine digitale Lösung, die sich flexibel an die Anforderungen jeder Organisation anpassen lässt. Genau das können wir mit 4PLAN leisten.“ – Hanns-Dirk Brinkmann, CEO, S4U

6. Welche praktischen Schritte sollten Unternehmen jetzt unternehmen?

Auch wenn das nationale Umsetzungsgesetz noch aussteht, sollten Unternehmen jetzt beginnen – die Berichtsfrist zum 7. Juni 2027 gilt unabhängig davon. Die Umsetzung ist anspruchsvoll, und wer jetzt aktiv wird, verschafft sich nicht nur einen Zeitvorteil, sondern kann die Änderungen zugleich sinnvoll für die eigene strategische Weiterentwicklung nutzen.

Im Kern lassen sich sieben Handlungsfelder unterscheiden:

• Vergütungsgrundsätze und Gehaltskriterien überarbeiten Definieren Sie nachvollziehbare, objektive und geschlechtsneutrale Maßstäbe für alle Funktionen – etwa Ausbildung, Berufserfahrung, Leistung oder Verantwortungsumfang. Diese Kriterien sollten klar formuliert, fachlich fundiert und schriftlich festgehalten sein. Existiert bereits eine Vergütungsrichtlinie, sollte sie so angepasst werden, dass sie für alle Mitarbeitenden verständlich und transparent ist.
• Stellenkategorien erfassen (Job Architecture) Bestimmen Sie, welche Funktionen in Ihrem Unternehmen gleich oder gleichwertig sind, und entwickeln Sie eine nachvollziehbare Systematik zur Gruppierung von Rollen, beispielsweise nach Aufgabenbereichen oder Hierarchieebenen. Präzise Stellenbeschreibungen, die Aufgaben, Zuständigkeiten und Anforderungen klar benennen, erleichtern die Einordnung von „gleicher“ oder „gleichwertiger“ Arbeit und schaffen eine gemeinsame Grundlage für künftige Gehaltsgespräche.
• Daten zu Gehältern erfassen und analysieren Erfassen Sie Gehaltsdaten zentral und bereiten Sie sie so auf, dass sie nach Geschlecht und Stellenkategorie ausgewertet werden können. Analysieren Sie, wie hoch der durchschnittliche Unterschied zwischen Frauen und Männern in den einzelnen Kategorien ist, identifizieren Sie die Bereiche mit den größten Abweichungen und prüfen Sie, welche Differenzen sich objektiv begründen lassen. Wo das nicht möglich ist, sollten Gehaltsanpassungen geprüft werden.
• Rekrutierungsprozesse anpassen Aktualisieren Sie Ihre Stellenanzeigen, sodass sie eine Gehaltsspanne oder ein klares Einstiegsgehalt für jede Position enthalten. Passen Sie Interviewleitfäden und Formulare an, damit Fragen nach dem bisherigen Gehalt künftig entfallen. Bereiten Sie Ihre Recruiter*innen und Hiring Manager darauf vor, Gehaltsrahmen transparent zu kommunizieren und sich an die neuen Vorgaben zu halten.
• Führungskräfte schulen und interne Kommunikation stärken Informieren Sie alle Führungskräfte frühzeitig über die kommenden Regelungen, damit sie gut vorbereitet sind. Workshops und Leitfäden können helfen, typische Fragen zu Gehalt und Transparenz zu beantworten und einen einheitlichen Umgang mit Auskunftsanfragen sicherzustellen. Eine klar abgestimmte interne Kommunikation signalisiert zudem, dass das Unternehmen Entgelttransparenz ernst nimmt und aktiv umsetzt.
• Daten- und IT-Systeme vorbereiten Prüfen Sie, ob Ihre HR-Systeme die benötigten Daten für Berichte zuverlässig liefern können und ob Gehaltsinformationen nach Geschlecht und Kategorien ausgewertet werden können. Wo bislang Excel-Listen dominieren, lohnt sich die Investition in robuste HR-Controlling- oder BI-Lösungen, da die Berichtspflichten regelmäßig wiederkehren und manuelle Aufbereitung viel Aufwand bedeutet.
• Rechtliche Entwicklungen im Blick behalten Verfolgen Sie den Stand der Umsetzung und informieren Sie sich zeitnah über die Details, sobald der Gesetzentwurf vorliegt. Definieren Sie intern, wer Gesetzesänderungen beobachtet und wie neue Vorgaben in Richtlinien, Prozesse und Schulungen einfließen.

Eine ausführliche, in diese sieben Bereiche gegliederte Checkliste unterstützt Sie dabei, für die genannten Schritte Verantwortlichkeiten und Fristen festzulegen und die Umsetzung bis zum ersten Berichtstermin strukturiert zu steuern.

7. Wie digitale HR-Controlling-Lösungen bei Entgelttransparenz helfen

Die neuen Vorgaben bringen schnell einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich. Tools für HR-Controlling können diesen spürbar reduzieren, indem sie viele Arbeitsschritte automatisieren, die sonst manuell oder über zahlreiche Tabellen laufen würden. Besonders Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden oder komplexen Gehaltsstrukturen profitieren davon, ein leistungsfähiges HR- und Gehaltsanalysesystem bereits vor 2026 einzuführen.

Moderne HR-Technologie kann unter anderem:

• eine zentrale Gehaltsdatenbank bereitstellen, die als „Single Source of Truth“ dient
• Stellenstrukturen und Jobkategorien im System abbilden
• Gehaltsberichte und Gender-Pay-Gap-Auswertungen automatisiert erstellen
• Szenarien für Gehaltsanpassungen simulieren und deren Budgetwirkung sichtbar machen
• Datenhistorien revisionssicher dokumentieren
• Führungskräften über Dashboards transparente Einblicke in Gehaltsstrukturen geben

Ein konkretes Beispiel für eine Lösung, die viele dieser Anforderungen abdeckt, ist 4PLAN. Mit 4PLAN erhalten Unternehmen eine Plattform für modernes HR-Management, die präzise Personalplanung, Budgetierung, Forecasting und HR-Analysen ermöglicht. In der Praxis bedeutet das, dass HR und Controlling gemeinsam die Personalkosten überwachen, Budgets fair verteilen und Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen können.

Speziell im Hinblick auf Entgelttransparenz unterstützt 4PLAN dabei, Mitarbeitende zu kategorisieren, Kennzahlen für geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede festzulegen und die geforderten Berichte zu erstellen – möglichst automatisiert und auf Basis aktueller Daten. Das System lässt sich in der Regel mit bestehenden Zeit- und Lohnabrechnungssystemen verbinden, sodass alle relevanten Daten konsistent sind. HR kann Mitarbeitende so besser über ihre Gehaltsstufen informieren, und Führungskräfte erhalten eine fundierte Grundlage für Entscheidungen.

„Die Einhaltung der neuen Regelungen muss kein administrativer Aufwand sein, wenn die passenden Systeme vorhanden sind. Moderne HR-Technologie kann die Datenerfassung und Berichterstattung automatisieren, Transparenz in Echtzeit schaffen und Führungskräfte bei datenbasierten Entscheidungen unterstützen. So gewinnt HR Zeit, sich strategisch für gerechte Bezahlung und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden einzusetzen.“ – Hanns-Dirk Brinkmann, CEO, S4U

8. Fazit: Jetzt auf die Berichtspflicht 2027 vorbereiten

Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz setzt einen klaren Rahmen dafür, dass Gehälter offener und nachvollziehbarer gestaltet werden müssen. Für Arbeitgeber bringt das nicht nur neue Pflichten, sondern auch Chancen, ihre Vergütungsstrukturen zu überprüfen und zu verbessern. Die Kernbotschaft der Richtlinie ist klar: Gleiche Arbeit soll gleich bezahlt werden, und dies muss nachweisbar und umsetzbar sein. Transparenz ist dabei das zentrale Instrument, um dieses Ziel tatsächlich zu erreichen.

HR-Verantwortliche und Führungskräfte haben anspruchsvolle Aufgaben vor sich. Sie müssen:

• bestehende Gehaltsstrukturen prüfen
• passende Systeme implementieren
• Ungleichheiten identifizieren und korrigieren
• Mitarbeitende durch den Wandel begleiten

Der Gewinn für das Unternehmen und die Mitarbeitenden wird jedoch deutlich spürbar sein – in einem faireren, transparenteren und insgesamt attraktiveren Arbeitsplatz.

International zeigt sich ein klarer Trend: Transparenz wird immer wichtiger. Länder wie Island gehen sogar noch einen Schritt weiter als die EU und verlangen eine Zertifizierung für gleiche Bezahlung, wodurch nicht erklärbare Gehaltsunterschiede dort nahezu verschwunden sind. Auch innerhalb der EU bewegen sich nun mit der Entgelttransparenzrichtlinie alle 27 Mitgliedstaaten in dieselbe Richtung.

Letztlich geht es um Menschen und Fairness: Wer gleich hart arbeitet und denselben Wert schafft, verdient auch dieselbe Bezahlung. Transparenz ist nötig, damit dieses Prinzip nicht nur auf dem Papier, sondern in der Praxis gilt.

Kurz gesagt: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu handeln. Der erste Berichtstermin am 7. Juni 2027 rückt näher, und die Entgelttransparenzrichtlinie wird umgesetzt – auch wenn das nationale Gesetz noch aussteht. Es ist daher strategisch sinnvoll, sich frühzeitig vorzubereiten, Erfahrungen und Daten aus dem eigenen Unternehmen sowie aus anderen Ländern zu nutzen, die Gehaltsstruktur zu ordnen, die Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen und moderne Technologie zur Unterstützung einzusetzen.

Weiterführende Quellen (Übersicht)

Rechtsgrundlagen

• Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Entgeltgleichheit, Volltext – EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/970/oj/deu
• Entgelttransparenzrichtlinie, amtliche Zusammenfassung – EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/DE/legal-content/summary/equal-pay-for-equal-work-or-work-of-equal-value-between-men-and-women-rules-on-pay-transparency.html
• Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), Volltext – Bundesministerium der Justiz: https://www.gesetze-im-internet.de/entgtranspg/BJNR215210017.html
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – Antidiskriminierungsstelle des Bundes: https://www.antidiskriminierungsstelle.de/DE/ueber-diskriminierung/recht-und-gesetz/allgemeines-gleichbehandlungsgesetz/allgemeines-gleichbehandlungsgesetz-node.html

Amtliche Materialien zur Umsetzung

• Themenseite Entgelttransparenzgesetz – Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend: https://www.bmbfsfj.bund.de/bmbfsfj/themen/gleichstellung/frauen-und-arbeitswelt/lohngerechtigkeit/entgelttransparenzgesetz/entgelttransparenzgesetz
• Das Entgelttransparenzgesetz: Ein Leitfaden für Arbeitgeber sowie für Betriebs- und Personalräte (PDF) – BMBFSFJ: https://www.bmbfsfj.bund.de/resource/blob/118298/f9896570e6d9a5cf1afac0f5d192a834/das-entgelttransparenzgesetz-ein-leitfaden-fuer-arbeitgeber-sowie-fuer-betriebs-und-personalraete-data.pdf
• Abschlussbericht der Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ (PDF, Oktober 2025) – BMBFSFJ: https://www.bmbfsfj.bund.de/resource/blob/273774/d4fc78ee064e0245f8f4b25ae9efc3ec/abschlussbericht-kommission-etrl-data.pdf
• Pay Transparency: Politikfeld und Verhandlungsstand – Rat der Europäischen Union: https://www.consilium.europa.eu/de/policies/pay-transparency/

Rechtsprechung

• BAG, Urteil vom 21.01.2021 – 8 AZR 488/19 (Entgeltgleichheit, Median als Vergleichsmaßstab): https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/8-azr-488-19/
• BAG, Urteil vom 12.06.2026 – 8 AZR 83/25 (Auskunftsanspruch, Vergleichsgruppe im Betrieb) – beck-aktuell: https://www.beck-aktuell.de/heute-im-recht/rechtsprechung/bag-8-azr-83-25-Entgeltgleichheit-auskunftsanspruch-betrieb-2026-06-12

Statistik

• Gender Pay Gap in Deutschland, laufend aktualisiert – Statistisches Bundesamt: https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Verdienste/Verdienste-GenderPayGap/_inhalt.html
• Gender Pay Gap im EU-Vergleich – Statistisches Bundesamt: https://www.destatis.de/Europa/DE/Thema/Bevoelkerung-Arbeit-Soziales/Arbeitsmarkt/GenderPayGap.html