Das FTE-Dilemma

Was bei der Umrechnung in FTE zu berücksichtigen ist

Auf den ersten Blick ist die Umrechnung von Arbeitsleistung in FTE ganz einfach. Aber bei näherem Hinsehen ist die Sache etwas komplizierter. Gerade internationale Konzerne und solche, die Produktivität nicht nur an den reinen Personalkosten bemessen, müssen einiges beachten.

Fachkräftemangel und demografischer Wandel haben die Aufgaben von Personalverantwortlichen deutlich verschoben. Ging es früher vorwiegend darum, pünktlich und korrekt die Gehälter auszuzahlen, kümmern sich die Human Ressource Units und People & Culture Departments heute vor allem darum, die Attraktivität ihres Unternehmens für bestehende und zukünftige Mitarbeitende zu erhöhen. Denn ohne Mitarbeitende kein Wachstum, keine Innovationen, keine Zukunft.

Flexible Arbeitszeitmodelle machen Unternehmen attraktiv

 Nichts trägt mehr zur Attraktivität eines Unternehmens bei als das Angebot flexibler Arbeitszeit. Das belegt eine StepStone-Umfrage unter 22.500 Arbeitnehmern aus dem Jahre 2020. Die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie lange man arbeitet, ist für Bewerberinnen und Bewerber heute das wichtigste Kriterium – noch vor Gehalt und sinnhaften Aufgaben.

Der Haken: Die maßgeschneiderten Lösungen für Stellen und Mitarbeitende führen für im Unternehmen zu einer wachsenden Unübersichtlichkeit und verkomplizieren die Berechnungen der Personalkosten und Budgetplanungen. Die Gleichung „ein Mitarbeitender = eine Vollzeitstelle“ geht nämlich immer seltener auf.

Die Lösung: Es werden alle Arbeitsplätze in Fulltime Equivalent (FTE), also in Vollzeitäquivalente, umgerechnet. Damit erfasst man die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – unabhängig davon, von wie vielen Menschen sie erbracht werden.

FTE-Berechnungen schaffen Kostentransparenz

Das Prinzip der Berechnung ist auf den ersten Blick sehr einfach: Unternehmensweit wird festgelegt, wie viele Arbeitsstunden eine Vollzeit-Kraft erbringt. Angenommen, es handelt sich um 38 Stunden pro Woche, so entspricht dies 1,0 FTE; eine 19-Stunden-Woche würde 0,5 FTE entsprechen. Nach diesem Prinzip erhält jeder Mitarbeitende einen FTE-Wert, der seine Wochenarbeitszeit widerspiegelt.

Die Vorteile der Umrechnung in FTE liegen auf der Hand:

• Die Human Ressource-Verantwortlichen erhalten recht schnell einen Überblick über den Personalbestand des Unternehmens.
• Die Vergleichbarkeit von Besetzung und Kosten der Abteilungen, Standorten und anderen Einheiten wird erhöht.
• Die Führungskräfte des Unternehmens können die Budgetierung ihrer Personalkosten auf Basis von FTE leichter vornehmen.
• Die Planung, insbesondere was Verteilung, Verschiebung, Auf- und Abbau von Arbeitskapazitäten angeht, wird unkomplizierter.

FTE-Werte sind international nicht leicht vergleichbar

Ganz ohne Fallstricke ist die FTE-Betrachtung trotzdem nicht. Denn sie bildet die komplexe Wirklichkeit eines Unternehmens nicht vollständig ab. Das gilt insbesondere in internationalen Konzernen.

So zählt die 38-Stunden-Woche zwar in Deutschland zum Standard, in anderen Ländern aber nicht. In der Schweiz zum Beispiel ist die 40-Stunden-Woche an der Tagesordnung. Um die Arbeitskosten der beiden Länder realistisch vergleichen zu können, sollten die unterschiedlichen Wochenarbeitszeiten berücksichtigt werden. Wird das versäumt, scheint ein Mitarbeitender in der Schweiz im Verhältnis zu seinem Pendant in Deutschland deutlich teurer als er ist. Natürlich steigt die Komplexität der Vergleiche, je internationaler ein Konzern aufgestellt ist.

Aufs Jahr gesehen unterscheiden sich einzelne Länder auch durch die Anzahl der Urlaubs- und Feiertage. So kann ein Arbeitnehmer in Deutschland mit ca. 39 gesetzlich arbeitsfreien Tagen rechnen, in Polen mit 33 und in der USA nur mit 20. (s. auch Urlaubstage weltweit: Ländervergleich mit USA, Japan & Co. (rp-online.de). Auch hier ist also die Vergleichbarkeit von einem FTE auf Basis deutscher Verhältnisse mit einem FTE aus einem anderen Land nicht wirklich gegeben.

Die Einführung eines Konzern-FTE-Werts kann Abhilfe schaffen

Viele Konzerne lösen dieses Problem durch die interne Festsetzung eines FTE-Werts, der über alle Grenzen hinweg gilt. Ähnlich einer Währung wird ein bestimmter FTE-Wert mit 1 angesetzt, an dem sich dann alle Länderorganisationen orientieren. Angenommen, für den Konzern-FTE gilt eine Jahres-Arbeitszeit von 1688 Stunden, die Gesamtstundenzahl in der Türkei aufs Jahr gerechnet, beträgt aber 1.832 Stunden (Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_L%C3%A4nder_nach_Arbeitszeit[CI1]), so würde für die Türkei ein Konzern-FTE von 1,09 gelten.

Auf diese Weise lassen sich landestypische Faktoren beim Kostenvergleich deutlich besser berücksichtigen als mit einem FTE, der pro Land und jeweils gemäß dem nationalen Standard mit 1 angesetzt wird.

Ein weiterer Stolperstein ergibt sich bei einem Vergleich von Monaten: Der Februar hat weniger Tage bzw. Arbeitsstunden als die anderen Monate des Jahres. Bei einer Stundenabrechnung für kurzfristige Projekte könnte auch dies eine Rolle spielen.

Und auch Ausbildungs- und Weiterbildungszeiten minimieren strenggenommen die tatsächliche Arbeitsleistung einer Arbeitskraft.

Produktivität ist mehr als Arbeitszeit

Trotz aller Anstrengungen, die FTE-Berechnung fair und vergleichbar zu gestalten, darf eins nicht vergessen werden: Es handelt sich immer um eine rein quantitative Betrachtungsweise.

Um valide Unternehmensentscheidungen treffen zu können, greift eine solche Sichtweise zu kurz. Für eine realistischere Einschätzung des Werts eines Arbeitsplatzes bzw. einer Arbeitskraft bedarf es einer umfassenderen Betrachtung ihrer Produktivität, d.h. es sollten auch weitere wichtige Faktoren einbezogen werden. Wie zum Beispiel:

• Welchen Ausbildungsstand erfordert sie?
• Über welche fachlichen Fähigkeiten verfügt sie?
• Welche weiteren Qualifikationen zeichnen sie aus?
• Welche Rolle spielt sie für den Bereich?
• Wie hoch ist die Fehlerquote im Arbeitsprozess?
• u.v.m.

Umfassende Betrachtung führt zu besseren Unternehmensentscheidungen

Zudem ist es sinnvoll, die Auswahl der Produktivitätsfaktoren an die jeweilige Funktion innerhalb des Unternehmens anzupassen:

• Handelt es sich um einen Arbeitsplatz in der Produktion, im Vertrieb oder in der Administration?
• Dreht es sich um ein Projekt mit Freelancern und Zeitarbeitskräften?
• Geht es um lange geplante oder kurzfristig notwendige, zusätzliche Aufgaben?

Nur wenn die Human Ressource-Verantwortlichen auch solche Faktoren in den Blick nehmen, gewinnen sie ein zutreffendes Bild der tatsächlichen Personal-Situation, von Aus-, Be- und Überlastung bestimmter Abteilungen, von Zukunftsfähigkeit und Schwachstellen in ihrem Unternehmen. Die nackte FTE-Berechnung kann das nicht leisten.

Eine moderne Personal-Controlling-Lösung wie 4PLAN HR kann alle gewünschten Faktoren berücksichtigen und übersichtlich aufbereiten. Es kann verschiedene FTE-Bewertungen auf die unterschiedlichen Zielgruppen, wie etwa lokales Management, Konzernzentrale, Öffentlichkeit usw., bereitstellen und die erforderlichen Kennzahlen ermitteln.

Die Mühe lohnt sich. Sämtliche strategischen Unternehmensentscheidungen profitieren davon, wenn der zukünftige Personalbedarf möglichst realistisch geplant werden kann. Denn was wären alle Pläne wert, ohne die richtigen Mitarbeitenden am richtigen Ort?