fbpx

Dylemat FTE

Co należy wziąć pod uwagę przy przeliczaniu na FTE (ekwiwalent pełnego czasu pracy)?

Na pierwszy rzut oka przeliczenie wydajności pracy na FTE jest całkiem proste. Jeśli jednak przyjrzymy się uważniej, sprawa ta okazuje się być nieco bardziej skomplikowana. Zwłaszcza korporacje międzynarodowe i te, które mierzą produktywność nie tylko w kategoriach czystych kosztów personalnych, muszą wziąć pod uwagę kilka rzeczy.

Niedobory wykwalifikowanych pracowników i zmiany demograficzne znacząco zmieniły zadania osób zarządzających zasobami ludzkimi. O ile wcześniej chodziło głównie o terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzeń, o tyle dziś działy HR oraz People & Culture zajmują się przede wszystkim zwiększaniem atrakcyjności firmy dla obecnych i przyszłych pracowników. Ponieważ bez pracowników nie ma wzrostu, innowacji ani przyszłości.

Elastyczne modele czasu pracy decydują o atrakcyjności firm

Nic nie podnosi atrakcyjności firmy bardziej niż oferowanie elastycznych godzin pracy. Potwierdza to ankieta StepStone przeprowadzona wśród 22 500 pracowników w 2020 roku. Swoboda decydowania o tym, jak długo się pracuje, jest dziś najważniejszym kryterium dla kandydatów – wyprzedza nawet wynagrodzenie i wykonywanie zadań o istotnym znaczeniu.

Haczyk: Skrojone na miarę rozwiązania dla poszczególnych stanowisk i pracowników prowadzą do coraz mniejszej przejrzystości w firmie i komplikują kalkulację kosztów personalnych oraz planowanie budżetu. Równanie „jeden pracownik = jeden etat” staje się coraz mniej prawdziwe.


Rozwiązanie: Wszystkie miejsca pracy są przeliczane na ekwiwalenty pełnego czasu pracy ( FTE). W ten sposób rejestrowane są faktycznie przepracowane godziny – niezależnie od tego, ile osób je wykonuje.


Obliczenia FTE wprowadzają przejrzystość kosztów

Zasada obliczania jest na pierwszy rzut oka bardzo prosta: Dla całej firmy ustalana jest liczba godzin pracy pracownika pełnoetatowego. Zakładając, że chodzi o 38 godzin tygodniowo, to odpowiada to 1,0 FTE; 19-godzinny tydzień pracy odpowiadałby 0,5 FTE. Zgodnie z tą zasadą, każdy pracownik otrzymuje wartość FTE, która odzwierciedla jego tygodniowy czas pracy.

Korzyści z przeliczania na FTE są oczywiste:


  • Osoby odpowiedzialne za HR dość szybko uzyskują obraz sytuacji kadrowej w firmie.
  • Zwiększa się porównywalność zatrudnienia i kosztów działów, lokalizacji i innych jednostek.
  • Menedżerom firmy łatwiej jest budżetować koszty personalne na podstawie FTE.
  • Planowanie, zwłaszcza w odniesieniu do rozlokowania, przemieszczania, zwiększania i redukcji wydajności pracy, staje się mniej skomplikowane.

Wartości FTE nie są łatwo porównywalne w skali międzynarodowej

Niemniej jednak, podejście FTE nie jest pozbawione pułapek. To dlatego, że nie odzwierciedla ono w pełni złożonej rzeczywistości firmy. Dotyczy to w szczególności międzynarodowych koncernów.


Przykładowo, 38-godzinny tydzień pracy jest standardem w Niemczech, jednak nie w innych krajach. Na przykład w Szwajcarii normą jest 40-godzinny tydzień pracy. Aby realistycznie porównać koszty pracy w obu krajach, należy wziąć pod uwagę różnice w tygodniowym czasie pracy. Jeśli zostanie to pominięte, pracownik w Szwajcarii będzie wydawał się znacznie droższy niż jest w rzeczywistości w stosunku do swojego odpowiednika w Niemczech. Oczywiście, im bardziej międzynarodowy charakter ma dany koncern, tym bardziej złożone stają się porównania.


Biorąc pod uwagę cały rok, poszczególne kraje różnią się także pod względem liczby dni urlopowych i świątecznych. Przykładowo, pracownik w Niemczech może liczyć na około 39 dni ustawowo wolnych od pracy, w Polsce na 33, a w USA tylko na 20. (patrz także dni urlopu na świecie: Porównanie poszczególnych krajów USA, Japonia & Co. (rp-online.de). Również w tym przypadku porównywalność FTE opartego na warunkach niemieckich z FTE z innego kraju nie ma tak naprawdę miejsca.


Rozwiązaniem może być wprowadzenie wartości FTE dla koncernu

Wiele koncernów rozwiązuje ten problem, ustalając wewnętrznie wartość FTE, która ma zastosowanie we wszystkich krajach. Podobnie jak w przypadku waluty, określona wartość FTE jest ustawiona na 1, według której orientują się wszystkie organizacje krajowe. Zakładając, że do FTE koncernu ma zastosowanie roczny czas pracy wynoszący 1 688 godzin, ale całkowita liczba godzin w Turcji obliczona na rok wynosi 1 832 godziny (źródło: https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_L%C3%A4nder_nach_Arbeitszeit[CI1]), do Turcji miałby zastosowanie FTE koncernu wynoszący 1,09.


W ten sposób przy porównywaniu kosztów można w znacznie większym stopniu uwzględnić czynniki specyficzne dla danego kraju niż w przypadku FTE, który jest ustalony jako 1 dla danego kraju zgodnie ze standardem krajowym.

Kolejne utrudnienie pojawia się przy porównywaniu miesięcy: Luty ma mniej dni czy też godzin pracy niż pozostałe miesiące w roku. Może to również odgrywać rolę w rozliczeniach godzinowych w przypadku projektów krótkoterminowych.


A okresy kształcenia i podnoszenia kwalifikacji również, ściśle rzecz biorąc, minimalizują rzeczywistą wydajność pracy pracownika.


Produktywność to coś więcej niż czas pracy

Pomimo wszelkich starań, aby obliczenia FTE były sprawiedliwe i porównywalne, nie można zapominać o jednej rzeczy: Zawsze chodzi o podejście czysto ilościowe.

Do podejmowania trafnych decyzji w firmie taki sposób postrzegania jest niewystarczający. Aby bardziej realistycznie ocenić wartość danego stanowiska lub pracownika, konieczne jest bardziej kompleksowe spojrzenie na jego produktywność, tj. należy również uwzględnić inne ważne czynniki. Na przykład:


  • Jakiego poziomu wykształcenia wymaga?
  • Jakie umiejętności zawodowe posiada?
  • Jakie inne cechy wyróżniają go?
  • Jaką rolę odgrywa dla tego obszaru?
  • Jak wysoki jest udział procentowy błędów w procesie pracy?
  • i in.

Kompleksowe spojrzenie umożliwia podejmowanie lepszych decyzji w firmie

Ponadto warto dostosować wybór czynników produktywności do odpowiednich funkcji w firmie:


  • Czy jest to praca na produkcji, w sprzedaży czy w administracji?
  • Czy chodzi o projekt z freelancerami i pracownikami tymczasowymi?
  • Czy chodzi o zadania długo planowane, czy konieczne krótkoterminowo?

Tylko wtedy, gdy osoby odpowiedzialne za zasoby ludzkie również wezmą pod uwagę takie czynniki, zyskają dokładny obraz rzeczywistej sytuacji kadrowej, wykorzystania zasobów, obciążenia i przeciążenia w niektórych działach, możliwości funkcjonowania w przyszłości i słabych punktów swojej firmy. Samo obliczenie FTE nie może tego zapewnić.

Nowoczesne rozwiązanie dla controllingu personalnego, takie jak 4PLAN HR, może uwzględnić wszystkie wymagane czynniki i opracować je w przejrzysty sposób. Może ono udostępniać różne oceny FTE dla różnych grup docelowych, takich jak lokalne kierownictwo, centrala firmy, opinia publiczna itp. oraz określać wymagane wskaźniki.


Ten wysiłek się opłaci. Jest to korzystne dla wszystkich strategicznych decyzji w firmie, ponieważ pozwala zaplanować przyszłe potrzeby kadrowe tak realistycznie, jak to tylko możliwe. Bo w końcu ile warte byłyby te wszystkie plany bez właściwych pracowników na właściwym miejscu?

Scroll to Top