Ce dont il faut tenir compte lors de la conversion en ETP
A première vue, la conversion de la production de travail en ETP est assez simple. Mais à y regarder de plus près, les choses sont un peu plus compliquées. Les groupes internationaux en particulier et ceux qui ne mesurent pas la productivité uniquement en fonction des coûts de personnel purs doivent tenir compte de certaines choses.
La pénurie de main-d’œuvre spécialisée et l’évolution démographique ont considérablement déplacé les tâches des responsables des ressources humaines. Alors qu’auparavant, il s’agissait surtout de verser les salaires à temps et correctement, les Human Ressource Units et les People & Culture Departments s’occupent aujourd’hui surtout d’augmenter l’attractivité de leur entreprise pour les employés actuels et futurs. Car sans employé, pas de croissance, pas d’innovations, pas d’avenir.
Les modèles de temps de travail flexibles rendent les entreprises attractives
Rien ne contribue davantage à l’attractivité d’une entreprise que l’offre d’horaires de travail flexibles. C’est ce que démontre une enquête StepStone menée auprès de 22 500 employés en 2020. La liberté de décider soi-même de la durée de son travail est aujourd’hui le critère le plus important pour les candidats, avant même le salaire et les tâches utiles.
Le hic : les solutions sur mesure pour les postes et les employés entraînent un manque croissant de clarté pour l’entreprise et compliquent les calculs des frais de personnel et les planifications budgétaires. En effet, l’équation « un employé = un poste à temps plein » se vérifie de moins en moins.
La solution : Tous les emplois sont convertis en Fulltime Equivalent (FTE ou équivalent temps plein ETP), c’est-à-dire en équivalents temps plein. On saisit ainsi les heures de travail réellement effectuées – indépendamment du nombre de personnes qui les effectuent.
Les calculs des ETP créent la transparence des coûts
Le principe du calcul est à première vue très simple : Le nombre d’heures de travail d’un employé à temps plein est fixé à l’échelle de l’entreprise. Supposons qu’il s’agisse de 38 heures par semaine, cela correspond à 1,0 ETP ; une semaine de 19 heures correspondrait à 0,5 ETP. Selon ce principe, chaque employé reçoit une valeur ETP qui reflète son temps de travail hebdomadaire.
Les avantages de la conversion en ETP sont évidents :
- Les responsables des ressources humaines obtiennent assez rapidement une vue d’ensemble des effectifs de l’entreprise.
- La comparabilité de l’occupation et des coûts des départements, sites et autres unités est accrue.
- Les cadres de l’entreprise peuvent plus facilement budgétiser leurs frais de personnel sur la base de l’ETP.
- La planification, notamment en ce qui concerne la répartition, le déplacement, la mise en place et la suppression des capacités de travail, devient moins compliquée.
Les valeurs ETP ne sont pas facilement comparables au niveau international
La prise en compte des ETP n’est toutefois pas exempte de pièges. En effet, elle ne reflète pas entièrement la réalité complexe d’une entreprise. C’est particulièrement vrai dans les groupes internationaux.
Ainsi, si la semaine de 38 heures fait partie de la norme en Allemagne, ce n’est pas le cas dans d’autres pays. En Suisse, par exemple, la semaine de 40 heures est à l’ordre du jour. Pour pouvoir comparer de manière réaliste les coûts de la main-d’œuvre des deux pays, il convient de tenir compte des différences de durée hebdomadaire du travail. Si l’on omet de le faire, un employé en Suisse semble nettement plus cher qu’il ne l’est en réalité par rapport à son homologue en Allemagne. Bien entendu, plus un groupe est international, plus la complexité des comparaisons augmente.
Sur l’année, les pays se distinguent également par le nombre de jours de congé et de jours fériés. Ainsi, un employé peut compter sur environ 39 jours légalement chômés en Allemagne, 33 en Pologne et seulement 20 aux États-Unis. (voir aussi Jours de congé dans le monde : Comparaison entre pays et USA, Japon & Co. (rp-online.de). Ici aussi, il n’est donc pas vraiment possible de comparer un ETP sur la base des conditions allemandes avec un ETP d’un autre pays.
L’introduction d’une valeur ETP de groupe peut y remédier
De nombreux groupes résolvent ce problème en fixant en interne une valeur ETP qui s’applique au-delà des frontières. A l’instar d’une monnaie, une certaine valeur ETP est fixée à 1 et toutes les organisations nationales s’y réfèrent ensuite. Supposons que le temps de travail annuel de l’ETP du groupe soit de 1 688 heures, mais que le nombre total d’heures annualisé en Turquie soit de 1 832 heures (source : https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_L%C3%A4nder_nach_Arbeitszeit[CI1]), la Turquie se verrait appliquer un ETP de groupe de 1,09.
De cette manière, les facteurs nationaux peuvent être mieux pris en compte dans la comparaison des coûts qu’avec un ETP fixé à 1 par pays et selon la norme nationale.
Une autre pierre d’achoppement apparaît lorsqu’on compare les mois : Le mois de février compte moins de jours ou d’heures de travail que les autres mois de l’année. Dans le cas d’un décompte des heures pour des projets à court terme, cela pourrait également jouer un rôle.
Et même les périodes de formation et de perfectionnement minimisent, au sens strict, la prestation de travail effective d’un employé.
La productivité ne se résume pas au temps de travail
Malgré tous les efforts déployés pour rendre le calcul des ETP équitable et comparable, il ne faut pas oublier une chose : Il s’agit toujours d’une approche purement quantitative.
Pour pouvoir prendre des décisions d’entreprise valables, une telle vision ne suffit pas. Pour une évaluation plus réaliste de la valeur d’un emploi ou d’une main-d’œuvre, il est nécessaire de considérer sa productivité de manière plus globale, c’est-à-dire en tenant compte d’autres facteurs importants. Comme par exemple :
- Quel est le niveau de formation requis ?
- De quelles compétences professionnelles dispose-t-elle ?
- Quelles sont les autres qualifications qui les distinguent ?
- Quel est son rôle dans le domaine ?
- Quel est le taux d’erreur dans le processus de travail ?
- et bien d’autres choses encore.
Une vision globale permet de prendre de meilleures décisions d’entreprise
En outre, il est judicieux d’adapter le choix des facteurs de productivité à la fonction concernée au sein de l’entreprise :
- S’agit-il d’un emploi dans la production, dans la vente ou dans l’administration ?
- S’agit-il d’un projet impliquant des freelances et des intérimaires ?
- S’agit-il de tâches supplémentaires planifiées de longue date ou nécessaires à court terme ?
Ce n’est qu’en tenant compte de ces facteurs que les responsables des ressources humaines peuvent se faire une idée précise de la situation réelle du personnel, de l’épuisement, de la surcharge et du surmenage de certains départements, de la viabilité et des points faibles de leur entreprise. Le calcul nu des ETP ne peut pas le faire.
Une solution moderne de contrôle du personnel comme 4PLAN HR peut prendre en compte tous les facteurs souhaités et les présenter de manière claire. Il peut fournir différentes évaluations des ETP en fonction des différents groupes cibles, tels que la direction locale, le siège du groupe, le public, etc. et déterminer les indicateurs nécessaires.
L’effort en vaut la peine. Toutes les décisions stratégiques de l’entreprise profitent de la possibilité de planifier les besoins futurs en personnel de la manière la plus réaliste possible. Car que vaudraient tous les plans sans les bons employés au bon endroit ?
