Gain de temps et amélioration de la précision des prévisions grâce à 4PLAN HR
Lilly mise sur 4PLAN HR pour la planification des coûts de personnel
Avec 40 000 employés dans le monde, le groupe pharmaceutique Lilly ne connaît que trop bien la gestion des ressources humaines. Fondée en 1876, Lilly est aujourd’hui l’un des plus grands fournisseurs et fabricants de médicaments au monde.
La filiale allemande Lilly Deutschland avait besoin d’un plus grand contrôle sur ses coûts de personnel complexes et variables. 4PLAN HR de Software4You a été introduit, ce qui a permis de calculer plus facilement les coûts du personnel et de faire des prévisions. De plus, depuis l’introduction de 4PLAN HR, Lilly Deutschland a pu réduire de 50 % le temps nécessaire à la création des feuilles de paie.
DÉFIS
Comme toutes les filiales des grands groupes, Lilly Deutschland doit veiller à fournir aux entreprises associées des informations précises sur les frais de personnel et à fournir une prévision aussi exacte que possible des frais de personnel futurs. Ceux-ci comprennent non seulement les salaires, mais aussi les coûts liés au paiement des heures supplémentaires, les paiements variables et les bonus.
Durant cette période, l’entreprise a connu de nombreux changements organisationnels. Il arrivait souvent, par exemple, que des employés passent d’un poste local à un poste régional ou mondial. En conséquence, le service des ressources humaines a dû constamment réviser la planification des coûts du personnel.
« Les changements se sont accélérés et nous n’avons pas pu procéder assez rapidement aux ajustements de la planification », explique Schultz. « En conséquence, l’entreprise a dû vivre avec d’anciens plans, dont certains dataient de six mois. »
Comme l’entreprise n’a pas pu mettre à jour les plans aussi souvent que nécessaire, les coûts réels de personnel différaient considérablement des coûts prévus. « Nous avons dû consacrer beaucoup de temps à l’analyse des coûts et nous avons eu de nombreuses discussions avec le service financier ! » se souvient Schultz.
SOLUTION
Lilly Deutschland a décidé d’acquérir une solution logicielle qui aide à améliorer la précision et la ponctualité de la planification des coûts du personnel. Après avoir défini les besoins de l’entreprise et des utilisateurs, trois critères principaux ont été mis en évidence, auxquels la nouvelle solution devait répondre.
- La solution doit être capable d’importer des données de tous les systèmes antérieurs.
- Être flexible afin de pouvoir s’adapter aux changements de l’entreprise
- Offrir un large éventail d’analyses et de rapports
L’entreprise a pris contact avec de nombreux fournisseurs et a découvert Software4You. « Assez rapidement, il est devenu clair que Software4You nous offrait la meilleure solution », se souvient Schultz.
« Les employés de Software4You était très compétent lorsqu’il a présenté son système et nous a expliqué son utilité. Nous ne voulions pas dépenser une fortune pour le système et 4PLAN HR est arrivé avec le bon prix. »
4PLAN HR est un logiciel spécialement conçu par Software4You pour aider les entreprises à gérer l’ensemble de leurs frais de personnel. Il permet aux responsables RH de surveiller facilement des statistiques très détaillées et complexes, d’analyser les écarts de coûts et de présenter les informations dans des rapports clairs. L’introduction de 4PLAN HR chez Lilly Deutschland s’est déroulée sans problème et il a été très facile d’importer les données des systèmes de paie existants.
Deux ans après l’acquisition de 4PLAN, Lilly Deutschland est passé du système de paie existant à SAP dans le cadre de l’introduction de SAP dans l’ensemble du groupe.
Ce changement n’a pas empêché l’utilisation de 4PLAN HR. Lilly Deutschland exporte simplement les données de paie du module SAP HR directement dans 4PLAN HR.
AVANTAGES
Lilly Deutschland utilise 4PLAN au moins trois fois par an pour planifier tous les frais de personnel, y compris les prestations telles que les dépenses liées aux voitures de société. Le service du personnel peut examiner les centres de coûts et voir d’où proviennent les écarts entre les prévisions et les coûts réels. « Nous avons des données planifiées et réelles dans un seul système », dit Schutz. « Cela nous aide à contrôler nos dépenses de personnel de manière beaucoup plus précise ».
L’entreprise fait appel à un nombre croissant de partenaires contractuels. Auparavant, ces personnes ne pouvaient pas être facilement intégrées dans les frais de personnel de Lilly, car elles n’étaient pas payées par Lilly et n’apparaissaient donc pas dans le système de pay-roll de Lilly. Désormais, tous les frais de personnel pour les contractants et les employés peuvent être gérés dans un seul système.
Lilly Deutschland utilise également 4PLAN HR au moins huit fois par an pour générer des relevés de salaires et de bonus complexes.
« Dans le passé, je n’avais pas le bon outil pour cela, » explique Schultz. « J’ai été capable d’élargir mes données de manière à obtenir toutes les informations dont j’avais besoin. Il est désormais possible de créer des fiches de paie facilement et jusqu’à 50 % plus rapidement.
Grâce à l’utilisation de 4PLAN HR, le service des ressources humaines est en mesure de fournir des informations et des rapports ad hoc aux managers qui sont responsables des employés. De même, le service des ressources humaines peut fournir au service financier des rapports sur les coûts liés aux groupes de employés. Ou confirmer le coût total d’un employé, y compris le salaire, les bonus et les avantages sociaux. « Nous pouvons maintenant fournir des informations très directement », dit Schultz.
Lilly Deutschland utilise 4PLAN depuis plus de 5 ans. Durant cette période, Lilly a pu compter sur le support de Software4You. Par exemple, lorsque des rapports ont dû être adaptés suite à une réorganisation. « J’apprécie beaucoup ce soutien », dit Schultz. « Il y a toujours quelqu’un pour répondre à mes questions. »
En conclusion, Schultz dit : « Je recommanderais sans hésiter Software4You à toute autre entreprise confrontée aux mêmes défis que nous dans la création d’une planification précise des coûts de personnel en période de changements rapides. »
