Case Study Lilly Deutschland GmbH

Zeitersparnis und Verbesserung der Forecastgenauigkeit durch 4PLAN HR

Lilly setzt bei der Personalkostenplanung auf 4PLAN HR

Mit 40.000 Mitarbeitern weltweit kennt sich der Pharmakonzern Lilly nur zu gut aus mit dem Thema Personalmanagement. Gegründet 1876 zählt Lilly heute zu einem der größten Lieferanten und Hersteller von Medikamenten auf der ganzen Welt.

Das deutsche Tochterunternehmen Lilly Deutschland brauchte eine stärkere Kontrolle über ihre komplexen und variablen Personalkosten. Es wurde 4PLAN HR von Software4You eingeführt wodurch es viel einfacher wurde die Kosten im Personalbereich exakt zu berechnen und Vorausberechnungen zu erstellen. Außerdem konnte Lilly Deutschland seit Einführung von 4PLAN HR die Zeit für die Erstellung von Gehaltsübersicht um 50 % senken.

HERAUSFORDERUNGEN

Wie alle Tochterunternehmen in großen Konzernen muss Lilly Deutschland dafür sorgen, die verbundenen Unternehmen mit genauen Informationen über die Personalkosten zu versorgen und eine möglichst exakte Vorausrechnung der zukünftigen Personalkosten zu liefern. Diese beinhalten nicht nur Gehälter sondern auch Kosten im Zusammenhang mit Überstundenzahlungen, variable Zahlungen und Bonusse.

Während dieser Zeit gab es im Unternehmen viele organisatorische Veränderungen. Oft wechselten zum Beispiel Mitarbeiter von lokalen Stellen zu regionalen oder globalen. Infolgedessen musste die Personalabteilung ständig die Personalkostenplanung überarbeiten.

„Die Veränderungen kamen immer schneller und wir konnten die Anpassungen der Planungen nicht schnell genug durchführen.“ erklärt Schultz. „Als Konsequenz musste das Unternehmen mit alten Plänen leben, die teilweise bis zu sechs Monaten alt waren.“

Weil das Unternehmen die Pläne nicht so oft aktualisieren konnte, wie notwendig, wichen die tatsächlichen Personalkosten beträchtlich von den geplanten Kosten ab. „Wir mussten viel Zeit dafür aufbringen, die Kosten zu analysieren und wir hatten viele Diskussionen mit der Finanzabteilung!“ erinnert sich Schultz.

LÖSUNG

Lilly Deutschland hat sich dafür entschieden eine Softwarelösung anzuschaffen, die hilft die Genauigkeit und Pünktlichkeit der Personalkostenplanung zu verbessern. Nachdem die Anforderungen des Unternehmens und der Anwender definiert wurden, wurden drei Hauptkriterien herausgearbeitet, welche die neue Lösung erfüllen musste.

  1. Die Lösung sollte fähig sein, Daten von allen Vorsystemen zu importieren.
  2. Flexibilität aufweisen, um Unternehmensveränderungen Rechnung tragen zu können
  3. Ein breites Spektrum an Analysen und Berichten bieten

Das Unternehmen nahm den Kontakt zu vielen Anbietern auf und entdeckte Software4You. „Ziemlich schnell wurde klar, dass Software4You für uns die beste Lösung angeboten hatte.“ erinnert sich Schultz.

„Die Software4You-Mitarbeiter waren sehr kompetent als sie ihr System vorstellten und uns den Nutzen erklärten. Wir wollten kein Vermögen für das System ausgeben und 4PLAN HR kam mit dem richtigen Preis.“

4PLAN HR ist eine Software, die von Software4You speziell entwickelt wurde, um Unternehmen zu helfen, sämtliche Personalkosten zu verwalten. Sie ermöglicht HR Managern sehr detaillierte und komplexe Statistiken einfach zu überwachen, Kostenabweichungen zu analysieren und stellt Informationen in anschaulichen Berichten dar. Die Einführung von 4PLAN HR bei Lilly Deutschland verlief reibungslos und es war sehr einfach, die Daten aus existierenden Payroll-Systemen zu importieren.

Zwei Jahre nach Anschaffung von 4PLAN, wechselte Lilly Deutschland im Rahmen der konzernweiten Einführung von SAP, vom bestehenden Payroll-System zu SAP.
Der Wechsel verhinderte den Einsatz von 4PLAN HR nicht. Lilly Deutschland exportiert die Payroll Daten vom SAP HR Modul einfach direkt in 4PLAN HR.

NUTZEN

Lilly Deutschland nutzt 4PLAN mindestens drei Mal im Jahr, um alle Personalkosten zu planen, inklusive Leistungen wie Firmenwagenaufwendungen. Die Personalabteilung kann Kostenstellen betrachten und sehen wo die Abweichungen zwischen Forecast und tatsächlichen Kosten her kommen. „Wir haben Plan- und Ist-Daten in einem System.“ sagt Schutz. „Das hilft uns unsere Personalausgaben viel genauer zu kontrollieren.“.

Das Unternehmen nutzt eine steigende Anzahl von Vertragspartnern. Früher konnten diese Leute nicht so einfach in die Personalkosten von Lilly eingefügt werden, weil sie nicht von Lilly bezahlt wurden und daher nicht im Pay-Roll System von Lilly erschienen. Jetzt können alle Personalkosten für Vertragspartner und Angestellte, in einem System verwaltet werden.

Lilly Deutschland nutzt 4PLAN HR zudem mindestens acht Mal im Jahr um komplexe Gehalts- und Bonusaufstellungen zu generieren.
„In der Vergangenheit hatte ich nicht das richtige Werkzeug dafür, “ erklärt Schultz. „Ich war fähig meine Daten so auszuweiten, dass ich all die Informationen bekam, die ich benötigte. Jetzt können Gehaltsaufstellungen einfach und bis zu 50% schneller erstellt werden.

Durch den Einsatz von 4PLAN HR ist die Personalabteilung in der Lage ad hoc Informationen und Berichte an die Manager zu liefern, die für die Mitarbeiter verantwortlich sind. Genauso kann die Personalabteilung Berichte an die Finanzabteilung über Kosten in Bezug auf Arbeitnehmergruppen liefern. Oder die Gesamtkosten eines Mitarbeiters bestätigen, eingeschlossen Gehalt, Bonusse und Sozialleistungen. „Wir können nun Informationen sehr direkt liefern.“ sagt Schultz.

Lilly Deutschland nutzt 4PLAN seit über 5 Jahren. Während dieser Zeit, konnte Lilly auf den Support von Software4You zählen. Zum Beispiel, wenn als Folge von Reorganisationen Berichte angepasst werden mussten. „Ich schätze diese Unterstützung sehr.“ sagt Schultz. „Es gibt immer jemanden, der meine Fragen beantworten kann.“

Abschließend sagt Schultz: „Ich würde Software4You auf jeden Fall an jede andere Firma weiterempfehlen, die vor den gleichen Herausforderungen steht wie wir beim Erstellen einer exakten Personalkostenplanung in Zeiten rascher Veränderungen.“

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