Oszczędność czasu i większa dokładność prognoz dzięki 4PLAN HR
Planując koszty personalne firma Lilly stawia na 4PLAN HR
Koncern farmaceutyczny Lilly, zatrudniający 40 000 pracowników na całym świecie, ma doskonałą orientację w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Firma Lilly, założona w 1876 roku, jest obecnie jednym z największych dostawców i producentów leków na świecie.
Niemiecka spółka zależna Lilly Deutschland potrzebowała pełniejszej kontroli nad złożonymi i zmiennymi kosztami personalnymi. Wprowadzono oprogramowanie 4PLAN HR firmy Software4You, które znacznie ułatwia dokładne obliczanie i prognozowanie kosztów w obszarze zasobów ludzkich. Ponadto, od czasu wprowadzenia 4PLAN HR, firma Lilly Deutschland była w stanie skrócić czas potrzebny na tworzenie zestawień wynagrodzeń o 50%.
WYZWANIA
Podobnie jak wszystkie spółki zależne w dużych koncernach, Lilly Deutschland musi zapewnić dostarczanie spółkom zależnym dokładnych informacji na temat kosztów personalnych oraz jak najdokładniejszych prognoz dotyczących przyszłych kosztów personalnych. Należą do nich nie tylko wynagrodzenia, ale także koszty związane z płatnościami za nadgodziny, wypłatami zmiennymi i premiami.
W tym czasie w firmie nastąpiło wiele zmian organizacyjnych. Często na przykład pracownicy przenosili się ze stanowisk lokalnych na regionalne lub globalne. W rezultacie dział kadr musiał stale korygować planowanie kosztów personalnych.
„Zmiany następowały coraz szybciej i nie byliśmy w stanie wprowadzać poprawek do planów wystarczająco szybko.“ wyjaśnia Schultz. „W konsekwencji firma musiała funkcjonować ze starymi planami, z których niektóre miały nawet sześć miesięcy.“
Ponieważ firma nie mogła aktualizować planów tak często, jak było to konieczne, rzeczywiste koszty personalne znacznie odbiegały od planowanych. „Musieliśmy poświęcić dużo czasu na analizę kosztów i przeprowadziliśmy wiele dyskusji z działem finansowym!“ wspomina Schultz.
ROZWIĄZANIE
Firma Lilly Deutschland zdecydowała się na zakup oprogramowania, które pomaga poprawić dokładność i terminowość planowania kosztów personalnych. Po zdefiniowaniu wymagań firmy i użytkowników określono trzy główne kryteria, które musiało spełniać nowe rozwiązanie.
- Nowe rozwiązanie powinno być w stanie importować dane ze wszystkich wcześniejszych systemów.
- A także wykazać się elastycznością, aby sprostać zmianom zachodzącym w firmie
- Umożliwiać sporządzanie szerokiego zakresu analiz i raportów
Firma skontaktowała się z wieloma dostawcami i odkryła Software4You. „Dość szybko stało się jasne, że firma Software4You zaoferowała najlepsze dla nas rozwiązanie.“ wspomina Schultz.
„Pracownicy Software4You wykazali się dużymi kompetencjami podczas prezentacji systemu i wyjaśniania nam korzyści z nim związanych. Nie chcieliśmy wydawać majątku na system, a 4PLAN HR to rozwiązanie w dobrej cenie.“
4PLAN HR to oprogramowanie opracowane specjalnie przez Software4You, aby pomóc firmom zarządzać wszystkimi kosztami personalnymi. Pozwala menedżerom HR łatwo monitorować bardzo szczegółowe i złożone statystyki, analizować odchylenia kosztów i prezentuje informacje w obrazowych raportach. Wdrożenie 4PLAN HR w Lilly Deutschland przebiegło sprawnie a import danych z istniejących systemów kadrowo-płacowych był bardzo łatwy.
Dwa lata po zakupie 4PLAN firma Lilly Deutschland przeszła w ramach wdrożenia SAP w całym koncernie z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego na SAP.
Zmiana ta nie była przeszkodą w korzystaniu z 4PLAN HR. Lilly Deutschland z łatwością eksportuje dane kadrowo-płacowe z modułu SAP HR bezpośrednio do 4PLAN HR.
KORZYŚĆ
Lilly Deutschland wykorzystuje 4PLAN co najmniej trzy razy w roku do planowania wszystkich kosztów personalnych, w tym świadczeń, takich jak wydatki na samochody służbowe. Dział kadr może przyjrzeć się miejscom powstawania kosztów i zobaczyć, skąd wynikają rozbieżności między kosztami prognozowanymi a rzeczywistymi. „Mamy dane planowane i rzeczywiste w jednym systemie.“ mówi Schultz. „To nam pomaga o wiele dokładniej kontrolować wydatki personalne.“.
Firma korzysta z usług coraz większej liczby kontrahentów. Wcześniej nie można było łatwo uwzględnić tych osób w kosztach personalnych firmy Lilly, ponieważ nie były przez nią opłacane i w związku z tym nie figurowały w jej systemie kadrowo-płacowym. Teraz można zarządzać wszystkimi kosztami personalnymi kontrahentów i pracowników w jednym systemie.
Ponadto Lilly Deutschland korzysta z 4PLAN HR co najmniej osiem razy w roku do generowania złożonych zestawień wynagrodzeń i premii.
„W przeszłości nie miałem do tego odpowiednich narzędzi“ wyjaśnia Schultz. „Potrafiłem rozbudować swoje dane na tyle, by uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Teraz zestawienia wynagrodzeń można tworzyć łatwo i do 50% szybciej.
Dzięki zastosowaniu 4PLAN HR dział HR jest w stanie dostarczać ad hoc informacje i raporty menedżerom odpowiedzialnym za pracowników. Analogicznie dział kadr może dostarczać działowi finansowemu raporty dotyczące kosztów związanych z grupami pracowników. Lub potwierdzić całkowite koszty pracownika, włączając wynagrodzenie, premie i świadczenia socjalne. „Możemy teraz dostarczać informacje w bardzo bezpośredni sposób.“ mówi Schultz.
Lilly Deutschland korzysta z 4PLAN od ponad 5 lat. W tym czasie firma Lilly mogła liczyć na wsparcie Software4You. Na przykład, gdy wskutek reorganizacji konieczne było dostosowanie raportów. „Bardzo doceniam to wsparcie“ mówi Schultz. „Zawsze znajdzie się ktoś, kto jest w stanie odpowiedzieć na moje pytania.“
Podsumowując, Schultz stwierdza: „Bez wątpienia poleciłbym Software4You każdej innej firmie, stojącej przed takimi samymi wyzwaniami związanymi z dokładnym planowaniem kosztów personalnych w okresie szybkich zmian.“
