Elastyczne planowanie personalne z 4PLAN HR
PLANUJĄC KOSZTY PERSONALNE WITZENMANN STAWIA NA 4PLAN HR
Elastyczność zarządzania to deklaracja kompetencji grupy Witzenmann. Założona w 1854 roku jako fabryka biżuterii, w 1885 roku firma Heinrich Witzenmann wraz z wynalezieniem węża metalowego położyła podwaliny pod przemysł węży metalowych i kompensatorów. Po ponad 125 latach Grupa Witzenmann jest obecnie jednym z wiodących na świecie producentów elastycznych elementów metalowych, takich jak węże metalowe, kompensatory, mieszki metalowe i części do pojazdów. Ponad 3400 pracowników wygenerowało w 2012 r. obrót w wysokości ponad 470 mln euro.
Elastyczność jest dla międzynarodowej firmy nie tylko ważną cechą produktu, ale także decydującym wymogiem wobec procesów we własnej organizacji. Dlatego firma Witzenmann przy planowaniu kosztów personalnych od wielu lat stawia na oprogramowanie 4PLAN HR firmy Software4You. Rozwiązanie to daje firmie Witzenmann bardzo dokładny wgląd w koszty personalne i umożliwia działowi HR bardzo elastyczne i szybkie dostosowanie planowania kosztów do zmian zachodzących w firmie.
WYZWANIE
Dla firmy produkcyjnej, będącej dostawcą dla przemysłu motoryzacyjnego, jaką jest Witzenmann, rozwój działalności jest zawsze w pewnym stopniu uzależniony od sytuacji gospodarczej. Przyszłościowe i, w miarę możliwości, dokładne planowanie zasobów ludzkich jest zatem ważnym czynnikiem sukcesu dla firmy. „Jest to dla nas decydujące, aby znać nasze koszty personalne – teraz i w przyszłości”, mówi Marina Angerer, Kierownik działu Personal Services w firmie Witzenmann.
„Musimy być w stanie sporządzać roczne plany i planować koszty personalne ściśle według naszych zakładanych obrotów, aby mieć pewność, że firma w każdym momencie zatrudnia odpowiednią liczbę pracowników.”
Marina Angerer, Kierownik działu Personal Services w firmie Witzenmann.
Jednak w planowaniu kosztów personalnych należy brać pod uwagę nie tylko cykle koniunkturalne i planowane obroty, ale także nowe układy zbiorowe pracy oraz zmienne modele pracy i emerytalne. W przypadku konwencjonalnych arkuszy kalkulacyjnych byłby to bardzo pracochłonny i żmudny proces, a także bardzo podatny na błędy. Trudno jest w nim odwzorować zmiany w organizacji, a niezbędna elastyczność nie jest gwarantowana.
ROZWIĄZANIE
W przypadku 4PLAN HR jednak firma Witzenmann stawia na dostarczający wartościowych informacji, ekonomiczny i niezawodny system kontroli personelu, który został specjalnie opracowany przez Software4You, aby optymalnie wspierać firmy w prostym zarządzaniu wszystkimi kosztami personalnymi. Dzięki niemu menedżerowie HR mogą z łatwością monitorować złożone procesy i analizować rozbieżności w kosztach. Przy tym 4PLAN HR oferuje skuteczne funkcje planowania kosztów personalnych dla poszczególnych pracowników, przeglądów wynagrodzeń, obliczania premii, symulacji skali płac, analizy odchyleń i wiele innych. Zintegrowane narzędzia do raportowania i analizy udostępniają wszystkie ważne informacje w obrazowy sposób.
Witzenmann korzysta z tego rozwiązania do tworzenia rocznych prognoz kosztów personalnych wszystkich pracowników w Niemczech. Ponadto firma korzysta z tego rozwiązania do tworzenia miesięcznych raportów porównujących rzeczywiste koszty z kosztami szacowanymi. „Korzystanie z 4PLAN pozwala nam kontrolować nasze koszty i porównywać je rok do roku”, mówi Marina Angerer. „Możemy również tworzyć raporty dotyczące różnych aspektów kosztów personalnych, takich jak kształtowanie wynagrodzeń za nadgodziny lub dodatków zmianowych.”
W firmie Witzenmann, 4PLAN HR został zaimplementowany już w roku 2004; od tego czasu rozwiązanie było wielokrotnie aktualizowane i rozszerzane o nowe funkcje. Dla firmy Witzenmann ważne było posiadanie prostego interfejsu do rozliczania płac, aby z jednej strony móc przeprowadzić porównanie wartości docelowej z rzeczywistą, a z drugiej strony móc aktualizować planowanie na podstawie ustalonych wartości rzeczywistych. W trakcie wdrożenia SAP w 2012 roku zaimplementowano certyfikowany przez SAP S4U Connector, który za pomocą szablonu rozwiązania „SAP HR Integration” oferuje możliwość ładowania danych podstawowych i transakcyjnych, a także typów czasu (np. nadgodziny, zmiany, nieobecności z i bez ciągłości wypłaty wynagrodzenia i inne) z wewnętrznego systemu SAP HR firmy i integrowania ich z 4PLAN.
Szczególnie zbieranie danych przebiega płynnie w tle i jest zawsze automatycznie aktualizowane w nocy. Daje to osobom planującym koszty personalne oprócz modułów funkcji HR dostarczanych przez Software4You dostęp do wszystkich zdefiniowanych tabel, infotypów, funkcji i modułów funkcyjnych systemu SAP. Ponieważ wdrożenie SAP w firmie Witzenmann przebiegło bez żadnych problemów i bardzo szybko, kierownik działu Personal Services była w stanie już opracować kompletne planowanie kosztów personalnych na rok 2013 w oparciu o dane SAP.
KORZYŚĆ
4PLAN HR umożliwia firmie Witzenmann bardzo elastyczny i wydajny proces planowania, który pozwala na znaczną oszczędność czasu. Ponadto 4PLAN HR zapewnia firmie lepszy obraz rzeczywistych i planowanych kosztów. „To rozwiązanie zapewnia nam przejrzystość i elastyczność”, mówi Marina Angerer. „Mogę bardzo łatwo dokonywać analiz, patrząc jednocześnie w przyszłość i przeszłość oraz dokonując symulacji zmian organizacyjnych. W sumie, 4PLAN HR oszczędza nam dużo czasu i znacząco podnosi jakość naszego planowania kosztów personalnych.”
