Potencjał, wyzwania i rozwiązania
W tradycyjnym controllingu HR polegamy na tabelach i grafikach. Schematy organizacyjne są wykorzystywane do wizualizacji organizacji, ale rzadko są używane do porównywania celów z rzeczywistością lub do planowania wymagań kadrowych i kosztów.
Dlaczego tak jest i jakie są możliwości wykorzystania schematów organizacyjnych w controllingu HR poza wizualizacją organizacji?
Kuszące wydaje się pokazanie odchyleń w schemacie organizacyjnym zamiast tylko w listach lub tabelach na poziomie działu lub centrum kosztów. W niektórych przypadkach planowanie na schemacie organizacyjnym jest bardziej intuicyjne niż na liście, ponieważ użytkownik porusza się w obrębie „swojej” organizacji. Podobne stanowiska lub pracownicy mogą być widoczni obok siebie na odpowiednich kartach w schemacie organizacyjnym.
Głównym problemem jest to, że schematy organizacyjne są statyczne – każde stanowisko ma dokładnie jedną pozycję nadrzędną w danym momencie i jest obsadzane w dokładnie jeden sposób. Jeśli stanowisko zostanie dodane w trakcie roku planowania, przeniesione w ramach organizacji lub obsadzone w inny sposób, tworzony jest nowy schemat organizacyjny. Jeśli przedstawisz organizację roku planowania w miesięcznych przekrojach jako schemat organizacyjny, możesz utworzyć do 12 różnych schematów organizacyjnych. Można to zwizualizować, oferując użytkownikowi wybór różnych schematów organizacyjnych, ale w praktyce jest to mylące i mylące.
Problemu nie da się całkowicie rozwiązać, ale można go ograniczyć do zmiany organizacji poprzez przesunięcie stanowisk (innych stanowisk nadrzędnych). Przypadek ten jest rzadki w praktyce, ponieważ w tym celu często tworzone są nowe miejsca pracy. Istnieją zatem duże szanse na uzyskanie stabilnego schematu organizacyjnego na rok planowania.
Rozwiązanie generuje schemat organizacyjny, który zawiera wszystkie stanowiska i ich obsadę, które są aktywne przez cały rok. Stanowisko dodane dopiero w lipcu jest rysowane w schemacie organizacyjnym w dokładnie taki sam sposób, jak stanowisko zaplanowane w marcu. Jeśli stanowisko jest obsadzone przez różnych pracowników w ciągu roku, są oni wydawani razem na odpowiedniej karcie. Jeśli stanowisko przełożonego nigdy się nie zmienia, tworzony jest roczny schemat organizacyjny.
Ten „roczny schemat organizacyjny” dobrze nadaje się do planowania. W przykładach klientów użytkownicy klikają zadanie, aby zaplanować to zadanie, pracownika lub (w przypadku zadań nadrzędnych) podrzędne zadania i pracowników.
Drugim problemem jest obliczanie sum na pozycjach nadrzędnych, np. w celu porównania celu z rzeczywistością. Dla każdego zadania należy określić dane wszystkich zadań podrzędnych, które z kolei mogą być również zadaniami nadrzędnymi. Nie jest to trywialne i trudno to osiągnąć bez specjalnego oprogramowania. Ale jeśli to działa, możesz użyć schematu organizacyjnego (a tym samym niezależnie od działów itp.), Aby dokonać wspaniałych porównań docelowych / rzeczywistych, a tym samym uzyskać nowe spostrzeżenia.
Do tego dochodzą raczej małe karty w schemacie organizacyjnym. Wyświetlanie zbyt wielu informacji na jednej karcie (stanowisko + pracownik) szybko staje się mylące – dlatego duże karty nie są rozwiązaniem. Zamiast tego powinna istnieć możliwość wyświetlania okien dialogowych z większą ilością szczegółów lub używania schematu organizacyjnego jako filtra dla grafik i tabel, tak aby wyświetlały one dane organizacji „pod” mapą po kliknięciu na nią. Tworzy to wspaniałe połączenie zalet wyświetlania schematu organizacyjnego z przejrzystością grafiki i tabel.
Wnioski
Istnieją dobre powody, dla których schematy organizacyjne są rzadko spotykane w controllingu HR. Niemniej jednak istnieją sposoby na skuteczne wykorzystanie schematów organizacyjnych w controllingu HR, ale wymagają one odpowiedniego oprogramowania.
Jednym z takich programów jest system controllingu HR 4PLAN HR. Więcej informacji na temat 4PLAN HR można znaleźć tutaj: https://www.software4you.com/produkt/
