Potenziale, Herausforderungen und Lösungen
Im klassischen HR-Controlling setzen wir auf Tabellen und Grafiken. Organigramme werden zur Visualisierung der Organisation, kaum aber im Soll/Ist-Vergleich oder zur Planung von Personalbedarf und -kosten verwendet.
Warum ist das so und welche Möglichkeiten gibt es, Organigramme über die Visualisierung der Organisation hinaus im HR-Controlling zu nutzen?
Es klingt verlockend, Abweichungen im Organigramm darzustellen, statt ausschließlich in Listen oder Tabellen auf Ebene von Abteilungen oder Kostenstellen. Planung im Organigramm ist in manchen Fällen intuitiver als in einer Liste, da der Anwender sich in „seiner“ Organisation bewegt. Gleichartige Stellen bzw. Mitarbeitende sieht man beieinander in deren jeweiligen Karten im Organigramm.
Ein wesentliches Problem ist, dass Organigramme statisch sind – jede Stelle hat zu einem Zeitpunkt genau eine vorgesetzte Stelle und wird auf genau eine Weise besetzt. Kommt im Laufe des Planjahres eine Stelle hinzu, wird sie innerhalb der Organisation verschoben oder anders besetzt, entsteht ein neues Organigramm. Bildet man also die Organisation des Planjahres in Monatsscheiben als Organigramm ab, erhält man bis zu 12 unterschiedliche Organigramme. Das ließe sich zwar darstellen, indem man dem Anwender die verschiedenen Organigramme zur Auswahl anbietet, in der Praxis ist es allerdings unübersichtlich und verwirrend.
Das Problem lässt sich nicht ganz lösen, aber auf die Änderung der Organisation durch Verschieben von Stellen (andere vorgesetzte Stellen) reduzieren. Dieser Fall ist in der Praxis selten, da hierzu oft neue Stellen angelegt werden. Die Chancen stehen also gut, dass man ein stabiles Organigramm für das Planjahr erhält.
Der Lösungsansatz erzeugt ein Organigramm, welches alle Stellen und deren Besetzung beinhaltet, die über das gesamte Jahr aktiv sind. Eine Stelle, die erst im Juli hinzukommt, wird genauso in das Organigramm gezeichnet wie eine Stelle, die im März terminiert wird. Wird eine Stelle im Jahresverlauf von unterschiedlichen Mitarbeitenden besetzt, werden diese gemeinsam auf der jeweiligen Karte ausgegeben. Verändert sich die vorgesetzte Stelle nie, entsteht ein Jahresorganigramm.
Dieses „Jahresorganigramm“ eignet sich gut für die Planung. In Kundenbeispielen klicken die Anwender auf eine Stelle um diese Stelle, den Mitarbeitenden oder (bei vorgesetzten Stellen) die untergeordneten Stellen und Mitarbeitenden zu planen.
Das zweite Problem ist die Berechnung von Summen auf vorgesetzten Stellen, z.B. für einen Soll/Ist-Vergleich. Für jede Stelle müssen die Daten aller untergeordneten Stellen, die wiederum selbst auch vorgesetzte Stellen sein können, ermittelt werden. Dies ist nicht banal und ohne spezielle Software kaum erreichbar. Wenn es aber gelingt, kann man im Organigramm (und damit unabhängig von Abteilungen etc.) wunderbar Soll/Ist-Vergleiche darstellen und damit neue Erkenntnisse gewinnen.
Und dann wären da noch die eher kleinen Karten im Organigramm. Wenn man zu viele Informationen auf einer Karte (Stelle + Mitarbeiter) darstellt, wird es schnell unübersichtlich – große Karten sind also keine Lösung. Stattdessen sollten Dialoge mit mehr Details eingeblendet werden können oder das Organigramm als Filter für Grafiken und Tabellen dienen, sodass diese beim Klick auf eine Karte die Daten der Organisation „unterhalb“ der Karte darstellen. Damit schafft man eine wunderbare Verbindung der Vorteile der Organigramm-Darstellung und der Übersichtlichkeit von Grafiken und Tabellen.
Fazit
Es hat gute Gründe, dass man Organigramme selten im HR-Controlling sieht. Dennoch gibt es Möglichkeiten, Organigramme erfolgreich im HR-Controlling zu verwenden, diese setzen allerdings geeignete Software voraus.
Das HR-Controlling System 4PLAN HR ist eine solche Software. Weitere Informationen zu 4PLAN HR finden Sie hier: https://www.software4you.com/produkt/
