Potentiels, défis et solutions
Dans le contrôle de gestion RH classique, nous nous appuyons sur des tableaux et des graphiques. Les organigrammes sont utilisés pour visualiser l’organisation, mais rarement dans la comparaison théorique/réelle ou pour planifier les besoins et les coûts en personnel.
Pourquoi en est-il ainsi et quelles sont les possibilités d’utiliser les organigrammes au-delà de la visualisation de l’organisation dans le contrôle RH ?
Il est tentant de représenter les écarts dans un organigramme plutôt que dans des listes ou des tableaux au niveau des départements ou des centres de coûts. Dans certains cas, la planification dans un organigramme est plus intuitive que dans une liste, car l’utilisateur se déplace dans « son » organisation. Les postes ou les collaborateurs de même type sont représentés les uns à côté des autres sur leurs cartes respectives dans l’organigramme.
Un problème majeur est que les organigrammes sont statiques : à un moment donné, chaque poste a exactement un supérieur et est occupé exactement de la même manière. Si, au cours de l’année de planification, un poste est ajouté, déplacé ou occupé différemment au sein de l’organisation, un nouvel organigramme est créé. Si l’on représente l’organisation de l’année planifiée par tranches mensuelles sous forme d’organigramme, on obtient jusqu’à 12 organigrammes différents. Il serait certes possible de représenter cela en proposant à l’utilisateur de choisir entre les différents organigrammes, mais dans la pratique, cela manque de clarté et prête à confusion.
Le problème ne peut pas être entièrement résolu, mais il peut être réduit à la modification de l’organisation par le déplacement de postes (autres postes supérieurs). Ce cas est rare dans la pratique, car de nouveaux postes sont souvent créés à cet effet. Il y a donc de bonnes chances d’obtenir un organigramme stable pour l’année du plan.
La solution consiste à créer un organigramme contenant tous les postes et leur occupation qui sont actifs tout au long de l’année. Un poste qui n’est ajouté qu’en juillet est dessiné dans l’organigramme de la même manière qu’un poste qui est programmé en mars. Si un poste est occupé par différents collaborateurs au cours de l’année, ceux-ci sont édités ensemble sur la carte correspondante. Si le service supérieur ne change jamais, on obtient un organigramme annuel.
Cet « organigramme annuel » se prête bien à la planification. Dans les exemples de clients, les utilisateurs cliquent sur un poste pour planifier ce poste, le collaborateur ou (pour les postes supérieurs) les postes et collaborateurs subordonnés.
Le deuxième problème est le calcul des totaux sur des postes supérieurs, par exemple pour une comparaison débit/réel. Pour chaque service, les données de tous les services subordonnés, qui peuvent eux-mêmes être des services supérieurs, doivent être déterminées. Ce n’est pas banal et difficilement réalisable sans logiciel spécifique. Mais si l’on y parvient, on peut merveilleusement représenter dans l’organigramme (et donc indépendamment des départements, etc.) des comparaisons entre les valeurs théoriques et les valeurs réelles, ce qui permet d’acquérir de nouvelles connaissances.
Et puis, il y a les cartes plutôt petites de l’organigramme. Si l’on représente trop d’informations sur une carte (poste + collaborateur), cela devient vite confus – les grandes cartes ne sont donc pas une solution. Au lieu de cela, il devrait être possible d’afficher des boîtes de dialogue avec plus de détails ou d’utiliser l’organigramme comme filtre pour les graphiques et les tableaux, de sorte que lorsque l’on clique sur une carte, ceux-ci affichent les données de l’organisation « en dessous » de la carte. On crée ainsi une merveilleuse combinaison des avantages de la représentation par organigramme et de la clarté des graphiques et tableaux.
Conclusion
Il y a de bonnes raisons pour lesquelles on voit rarement des organigrammes dans le contrôle RH. Il existe néanmoins des possibilités d’utiliser avec succès des organigrammes dans le contrôle de gestion RH, mais celles-ci nécessitent un logiciel approprié.
Le système de contrôle de gestion RH 4PLAN HR est un tel logiciel. Vous trouverez de plus amples informations sur 4PLAN HR ici : https://www.software4you.com/fr/produit/
