Les calculs rétroactifs constituent un défi souvent négligé dans le contexte des valeurs réelles, par exemple dans la comparaison des valeurs théoriques et réelles.
Si, par exemple, une adaptation de la rémunération prévue pour janvier n’a pas été effectuée par erreur et a été rattrapée en avril, le système HR (Payroll) recalcule ces données dans les périodes passées. Dans la comptabilité, les mois de janvier à mars sont déjà clôturés, la comptabilisation pour l’ensemble de la période se fait donc en somme en avril.
Cela pose ensuite un problème dans le cadre des comparaisons théorique/réel, car les valeurs réelles chargées depuis le Payroll au niveau « pour la période » ne correspondent plus aux valeurs dans la comptabilité. Pour un utilisateur, le contrôle financier fournit, dans notre exemple, des données différentes de celles de la fiche de paie de janvier à avril. Si le collaborateur a été transféré pendant la période, on trouve (probablement) dans la comptabilité des écritures qui créditent le centre de coûts actuel du collaborateur et débitent le centre de coûts précédent.
Il s’agit donc de décider pour quelle date (HR « pour-période » ou période comptable) les données réelles doivent être fournies.
Presque tous nos clients utilisent la période comptable afin de maintenir la comparabilité avec le contrôle financier. Mais alors, comment gérer le fait que notre collaborateur exemple perçoive en avril une rémunération très élevée du point de vue du contrôle financier (en raison de 3 mois de calcul rétroactif) et qu’il ne tombe sur le bon qu’à partir de mai ? Ce cas est particulièrement désagréable lorsque nous venons de charger des valeurs réelles pour avril et pas encore pour mai.
Une solution souvent utilisée dans la pratique consiste à ne pas faire apparaître les calculs rétroactifs, c’est-à-dire les valeurs payées a posteriori pour janvier à mars, dans la rémunération (etc. jusqu’à la sécurité sociale) du salarié, mais à ne faire apparaître que les valeurs effectivement décomptées pour avril. On peut les « prolonger » de manière fiable dans le futur.
Les valeurs de calcul rétroactif sont enregistrées en avril dans le centre de coûts ou dans des grandeurs séparées chez le salarié, de sorte que le total donne la valeur correcte sans qu’une rémunération absurdement élevée (etc.) ne soit affichée en avril chez le salarié.
Théoriquement, on pourrait aussi corriger la rémunération (etc.) à partir de janvier, c’est-à-dire charger les données dans la « période pour » du système de paie – mais cela ne correspondrait alors plus à la comptabilité. En outre, il faudrait alors charger une période indéterminée du passé, en fonction de la date à laquelle les calculs rétroactifs tombent – ce qui peut tout à fait se situer dans l’exercice précédent.
Conclusion
Les calculs rétroactifs sont dans tous les cas un défi à relever. Ils sont directement liés à la décision de produire des résultats dans le contrôle de gestion RH de la même manière que dans le contrôle de gestion financier ou de la même manière que dans la paie.
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