Eine gern übersehene Herausforderung im Zusammenhang mit Istwerten z.B. im Soll/Ist-Vergleich sind Rückrechnungen.
Wurde z.B. eine für Januar vorgesehene Entgeltanpassung versehentlich nicht ausgeführt und im April nachgeholt, rechnet das HR-System (Payroll) diese Daten in den Vergangenheitsperioden neu. In der Buchhaltung sind Januar bis März bereits geschlossen, die Buchung erfolgt deshalb für den gesamten Zeitraum in Summe im April.
Dies wird später im Zusammenhang mit Soll/Ist-Vergleichen zu einem Problem, denn aus der Payroll auf Ebene „für-Periode“ geladene Istwerte passen nicht mehr zu den Werten in der Buchhaltung. Für einen Anwender liefert das Finanzcontrolling in unserem Beispiel von Januar bis April andere Daten als die Entgeltabrechnung. Wurde der Mitarbeiter in dem Zeitraum versetzt, finden sich in der Buchhaltung (wahrscheinlich) Buchungen, welche die aktuelle Kostenstelle des Mitarbeiters ent- und die vorherige Kostenstelle belasten.
Es gilt also zu entscheiden, für welches Datum (HR „für-Periode“ oder Buchungsperiode) Istdaten geliefert werden sollen.
Nahezu alle unserer Kunden nutzen die Buchungsperiode, um die Vergleichbarkeit zum Finanzcontrolling zu wahren. Wie aber geht man dann damit um, dass unser Beispiel-Mitarbeiter im April aus Sicht des Finanzcontrollings ein sehr hohes Entgelt (wegen 3 Monaten Rückrechnung) erhält und erst ab Mai auf das richtige fällt? Besonders unangenehm ist dieser Fall, wenn wir gerade Istwerte für April und noch keinen Mai geladen haben.
Ein in der Praxis oft verwendeter Lösungsansatz ist, die Rückrechnungen, also die nachgezahlten Werte für Januar bis März, nicht beim Entgelt (etc. bis zur Sozialversicherung) des Mitarbeiters auszuweisen, sondern nur die tatsächlich für April abgerechneten Werte auszuweisen. Diese kann man zuverlässig in die Zukunft „fortführen“.
Die Rückrechnungswerte werden im April auf Kostenstelle oder in getrennten Größen beim Mitarbeiter gebucht, sodass sich in der Summe der korrekte Wert ergibt, ohne im April ein absurd hohes Entgelt (etc.) beim Mitarbeiter auszuweisen.
Theoretisch könnte man das Entgelt (etc.) auch ab Januar korrigieren, also die Daten in die „für-Periode“ des Abrechnungssystems laden – das passt aber dann nicht mehr zur Buchhaltung. Zudem müsste man dann einen unbestimmten Zeitraum Vergangenheit laden, abhängig davon, auf welches Datum Rückrechnungen fallen – was durchaus auch im vorigen Geschäftsjahr liegen kann.
Fazit
Rückrechnungen sind in jedem Fall eine Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Sie hängen direkt mit der Entscheidung zusammen, ob man im HR-Controlling Ergebnisse analog zum Finanzcontrolling oder analog zur Entgeltabrechnung ausgeben will.
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