Wie geht eigentlich Entgeltplanung?

 Grundlagen und vorbereitende Überlegungen

Eine mögliche Form der Personalkostenplanung ist die Entgeltplanung. Hierbei werden die konkreten Entgeltbestandteile der Mitarbeitenden geplant. Das Verfahren ist naheliegend und weit verbreitet, es liefert – wenn gut gemacht – zuverlässige Ergebnisse und verbindet die notwendigen Entscheidungen zu Entgelten mit der Personalkostenplanung.

Bevor man beginnt ein entsprechendes Modell zu erzeugen, sollte man sich darüber klar werden, wie die im Unternehmen relevanten Entgeltbestandteile berechnet werden und welche weiteren Informationen man z.B. für Auswertungen braucht. Beispiele sind:

• Personalnummer, Name, Vorname, Eintrittsdatum, Austrittsdatum
• Organisatorische Zuordnung (Kostenstelle / Abteilung / Firma, u.ä.)
• Mitarbeitergruppe oder Management-Level
• Wochen- oder Monatsstunden
• FTE und Kopfzahl (berechnet)
• Vertragsart (Tarif, AT, Azubi, etc.)
• Vertragsentgelt
• Zulagen, evtl. mehrere abhängig von deren Bedeutung im Gesamtbetrag
• Boni, variable Vergütung bei 100% Zielerreichung, etc.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld (periodengerecht)
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld (abgegrenzt für Rückstellungen)
• Sozialversicherung

Zudem sollte man sich Gedanken darüber machen, wer wann was mit der Personalkostenplanung oder den Daten aus der Personalkostenplanung machen wird:

• Wer nimmt wie an der Personalkostenplanung teil?
• Wer erhält Ergebnisse aus der Personalkostenplanung und in welcher Form?
• Welche Auswertungen sollen an wen geliefert werden und welche Informationen enthalten diese – auch z.B. für Zwischensummen, etc.
• Wie können die Daten für unterschiedliche Empfänger aufgeteilt werden, sodass nicht jeder Empfänger die gleichen Daten erhält

Weiterhin ist zu entscheiden, welche Mitarbeiter man einzeln planen will. In Teilen der Organisation ist dies eventuell nicht sinnvoll, z.B. wenn man intensiv Aushilfen mit gleichförmiger Vergütung und hoher Fluktuation einsetzt. Hier ist es besser, auf Kumulationsebene (Kostenstelle, Filiale, o.ä.) über FTE und Kostensatz zu planen.

Ein Entgeltplanungssystem sollte also nicht ausschließlich auf einzelnen Mitarbeitern arbeiten müssen. Für einige Fällen ist die Planung auf Kostenstelle erforderlich oder sinnvoller, dies gilt für die bereits genannten Aushilfen ebenso, wie für Personalkosten, die nicht sinnvoll auf einzelnen Mitarbeitern geplant werden können wie Berufsgenossenschaftsbeiträge, Überstunden, etc.

Periodizität in der Planung

Es empfiehlt sich, die Planung auf Monatsbasis zu machen, um innerjährliche Veränderungen zuverlässig planen zu können.

Intuitiv wird oft zunächst eine Excel-Tabelle erzeugt, in der pro Mitarbeiter eine Zeile angeboten wird. Das ist allerdings wenig zielführend: Stellen Sie sich vor, Sie wollten für einen Mitarbeiter planen, dass dieser ab Januar in Vollzeit 7.500€ Entgelt bekommt und ab April auf eine andere Kostenstelle versetzt wird, dabei in 50% Teilzeit geht und sein Entgelt dann nicht halbiert wird, sondern auf 4.000€ gestellt werden soll. Die Berechnung der Kosten für das Planjahr in einer Zeile pro Mitarbeiter wird zu einer echten Herausforderung. Zudem haben wir jetzt zwei Kostenstellen für den Mitarbeiter im Verlauf des Jahres.

Wir haben Lösungsansätze gesehen, die ein paar Spalten mit „Neues Entgelt“ und „ab Monat“ und „Neue Arbeitszeit“ mit „ab Monat“ angeboten haben. Neue Kostenstellen wurden durch neue Zeilen für den gleichen Mitarbeiter erzeugt. Das schränkt die Möglichkeiten zur Planung deutlich sein – man kann ja kaum für jede geplante Größe mehrere solcher Spalten anbieten ohne eine unübersichtliche Tabelle zu erzeugen. Zudem ist es nahezu ausgeschlossen, in eine solche Struktur später Istwerte einzubringen.

Solange die Organisation hinreichend klein ist, kann man durchaus so vorgehen. Ab einer gewissen Größe wird es allerdings kritisch. Die Gründe hierfür sind im Wesentlichen:

• Sicherstellen, dass alle Werte unabhängig davon, wann was geändert wurde, immer korrekt berechnet werden
• Sicherstellen, dass ein versetzter Mitarbeiter in der Summe über beide Kostenstellen weiterhin korrekt berechnet wird (und nicht bis Juni in der ersten und ab April in der zweiten Kostenstelle)
• Sicherstellen, dass an Führungskräfte verteilte Excel Dateien zuverlässig konsolidiert werden können – von Sorgen um den Datenschutz ganz zu schweigen
• Auswertungs- und simulationsfähig bleiben ohne massiven Aufwand

Auswertungen, z.B. Soll/Ist-Vergleich

Wie schon ausgeführt ist es von hoher Bedeutung, alle Informationen, nach denen man Auswertungen machen möchte, im System bereitzuhalten. Kurz: Was man nicht hat, kann man auch nicht nutzen. Es ist ärgerlich, wenn man am Ende einer Planungsrunde feststellt, dass eine Information, nach der die Daten ausgewertet werden sollen, nicht verfügbar ist.

Neben den Mitarbeitern selbst und deren Eigenschaften (Vertragsart, Mitarbeitergruppe, Abteilung, Kostenstelle, Job-Family, etc. pp.) benötigt man oft auch Hierarchien über Elemente, wie z.B. den Abteilungen oder Kostenstellen, Führungskräfte, etc.

Für einen Soll/Ist-Vergleich benötigt man neben dem Plan die Istwerte. Hier stellt sich die Frage, auf welche Ebene man Soll/Ist-Vergleiche liefern will. Auf Kumulationsebene, z.B. Kostenstelle, ist dies relativ einfach, wenn man sowohl die Plan- als auch die Istwerte ausschließlich auf dieser Ebene miteinander vergleicht. Dabei entfällt dann die Möglichkeit zu zeigen, bei welchen Mitarbeitern es zu den Abweichungen gekommen ist – bei der Kostenstelle ist Schluss. Damit nimmt man der Auswertung einen erheblichen Teil an Aussagefähigkeit, zudem können Auswertungen auf Kostenstellenebene vom Finanzcontrolling ganz ohne HR-Beitrag geliefert werden.

Es ist vorteilhaft, die Mitarbeiterdaten in den Soll/Ist-Vergleich einzubeziehen um die Planwerte der Mitarbeitenden gemeinsam mit dessen / deren Istwerten zu zeigen. Uns ist allerdings kein Fall bekannt, in dem Istwerte mit den Planwerten (also pro Mitarbeiter mit allen geplanten Details wie Kostenstelle, Arbeitszeit, Entgeltbestandteile etc.) in einem Tabellenkalkulationsprogramm auf eine praktikable Weise verknüpft wurden, sodass damit regelmäßig und ohne großen Aufwand ein aussagefähiger Soll/Ist-Vergleich bis auf den Mitarbeiter möglich wäre.

Wenn in einer größeren Organisation regelmäßig Soll/Ist-Vergleiche bis auf Mitarbeiterebene gefordert sind, führt am Einsatz einer auf HR-Controlling spezialisierten Lösung wohl kein Weg vorbei.

Planning by surprise

Oft sehen wir Lösungsansätze, die wir als „planning by surprise“ bezeichnen: Am Anfang steht viel Arbeit und am Ende eine große Überraschung, da dann erstmals das Ergebnis sichtbar wird – welches oft nicht so ausfällt, wie es sich die Geschäftsleitung vorgestellt hat. Die Folge sind aufwändig wiederholte Planungsrunden, bis das Ziel erreicht wird.

Dies gilt es zu vermeiden. Jede Planung folgt einem Ziel und jede Änderung sollte sofort mit Blick auf das Gesamtziel bewertet werden. Entsprechend müssen Zwischen- und Endsummen deutlich sichtbar platziert und bei Änderungen berechnet werden.

Permanente Hochrechnung (Forecast)

Ein im Wortsinn erzeugter Soll-/Ist-Vergleich, also der Vergleich des Ist bis zur letzten Abrechnung mit dem Plan bis zu diesem Monat, ist wenig hilfreich. Deutlich besser ist ein Plan-/Forecast Vergleich, da man damit den Plan des gesamten Jahres mit dem Forecast, zusammengesetzt aus dem Ist und hochgerechneten Monaten bis zum Jahresende, vergleichen kann. Man sieht, wie man „aussteigen“ wird und nicht nur, wie es „bis jetzt“ aussieht.

Soll dies erreicht werden, muss das Entgeltplanungssystem nicht nur permanent Istwerte auf Mitarbeiterebene laden können, sondern aus diesen auch eine zuverlässige Hochrechnung ableiten. Hierzu müssen im Ist durchgeführte Maßnahmen (Einstellungen, Versetzungen, Arbeitszeitänderungen etc.) identifiziert und gemeinsam mit noch geplanten Maßnahmen für das restliche Jahr bewertet werden.

Fazit

Eine Entgeltplanung als Basis der Personalkostenplanung ist grundsätzlich eine gute Idee. Der Einsatz von Tabellenkalkulationsprogrammen ist denkbar, wenn auch in der Praxis insbesondere für größere Organisationen aufwändiger als Anfangs gedacht. Doch unabhängig davon, ob man dabei bleibt oder nicht, eignet sich Excel gut dazu, das benötigte Modell zu beschreiben – selbst wenn man das „heavy lifting“ dann doch mit einer besser geeigneten Anwendung macht.

Eine Entgeltplanung mit Tabellenkalkulationsprogrammen ist in kleinen Organisationen bis ca. 200 Mitarbeitenden praktikabel, wenn man diese zentral macht, die Plandaten auf Ebene Kostenstelle und Konto an das Finanzcontrolling gibt und die Excel-Dateien mit der Entgeltplanung nach der Planung nie wieder öffnet oder bereit ist, viel manuelle Arbeit in das Tabellenkalkulationsmodell zu stecken.

Ausblick

Eine perfekte Entgeltplanung berücksichtigt viele weitere Aspekte, z.B. die Planung von Maßnahmen und deren Verwendung bei Abweichungsanalysen, Rückrechnungen in der Payroll, Planung von NN, Integration der Stellenplanung, etc. pp.

Auf diese Aspekte werden wir in zukünftigen Artikeln eingehen. Es lohnt sich also, hier wieder vorbeizuschauen.

Wenn Sie sich bis dahin intensiver mit dem Thema HR-Controlling und unserem Produkt 4PLAN HR beschäftigen wollen, schauen Sie gern hier.