Jednym z wyzwań, które jest często pomijane w związku z rzeczywistymi wartościami, np. w porównaniach docelowych/rzeczywistych, jest księgowanie wsteczne.
Jeśli na przykład korekta wynagrodzenia zaplanowana na styczeń nie została przypadkowo przeprowadzona i nadrobiona w kwietniu, system HR (Payroll) ponownie oblicza te dane w poprzednich okresach. W księgowości styczeń-marzec są już zamknięte, więc rezerwacja jest dokonywana na cały okres w kwietniu.
Później staje się to problemem w związku z porównaniami docelowymi/rzeczywistymi, ponieważ rzeczywiste wartości załadowane z listy płac na poziomie „za okres” nie są już zgodne z wartościami w księgowości. Dla jednego użytkownika controlling finansowy w naszym przykładzie dostarcza inne dane od stycznia do kwietnia niż księgowość płacowa. Jeśli pracownik został przeniesiony w tym okresie, w systemie księgowym (prawdopodobnie) pojawią się księgowania, które obciążą bieżące centrum kosztów pracownika i uznają poprzednie centrum kosztów.
W związku z tym konieczne jest podjęcie decyzji, dla której daty (HR „za okres” lub okres delegowania) należy dostarczyć rzeczywiste dane.
Prawie wszyscy nasi klienci stosują okres księgowania w celu zapewnienia porównywalności z kontrolingiem finansowym. Ale jak poradzić sobie z faktem, że nasz przykładowy pracownik otrzymuje bardzo wysokie wynagrodzenie w kwietniu z punktu widzenia controllingu finansowego (ze względu na 3 miesiące wstecznego księgowania) i otrzymuje prawidłowe wynagrodzenie dopiero od maja? Przypadek ten jest szczególnie nieprzyjemny, jeśli właśnie wczytaliśmy rzeczywiste wartości za kwiecień, a nie za maj.
Rozwiązaniem często stosowanym w praktyce jest niewykazywanie w wynagrodzeniu pracownika (itp. do ZUS) naliczeń wstecznych, tj. wartości zaległych za styczeń-marzec, a jedynie wykazywanie wartości faktycznie rozliczonych za kwiecień. Mogą one być niezawodnie „kontynuowane” w przyszłości.
Retroaktywne wartości księgowe są księgowane w centrum kosztów lub w osobnych kwotach dla pracownika w kwietniu, tak aby suma była prawidłową wartością bez wykazywania absurdalnie wysokiego wynagrodzenia (itp.) dla pracownika w kwietniu.
Teoretycznie można również skorygować wynagrodzenie (itp.) od stycznia, tj. załadować dane do „za okres” systemu księgowego – ale wtedy nie będzie to już zgodne z księgowością. Ponadto, należałoby wówczas wczytać nieokreślony okres czasu w przeszłości, w zależności od daty, na którą przypada wsteczne księgowanie – co może równie dobrze nastąpić w poprzednim roku obrotowym.
Wnioski
Księgowanie z mocą wsteczną jest zawsze wyzwaniem, któremu trzeba sprostać. Są one bezpośrednio związane z decyzją, czy wyniki mają być generowane w kontrolingu HR analogicznie do kontrolingu finansowego, czy analogicznie do księgowości płacowej.
Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat lub ogólnie o controllingu HR? Więcej informacji tutaj: https://www.software4you.com/produkt/
