Flexible Personalplanung mit 4PLAN HR
WITZENMANN SETZT BEI DER PERSONALKOSTENPLANUNG AUF 4PLAN HR
Managing Flexibility” ist der Kompetenzanspruch der Witzenmann-Gruppe. 1854 als Schmuckwarenfabrik gegründet, legte Heinrich Witzenmann 1885 mit der Erfindung des Metallschlauchs die Basis für die Metallschlauch- und Kompensatoren-Industrie. Nach über 125 Jahren ist die Witzenmann-Gruppe heute einer der weltweit führenden Hersteller von flexiblen, metallischen Elementen wie Metallschläuchen, Kompensatoren, Metallbälgen und Fahrzeugteilen. Über 3.400 Mitarbeiter erwirtschafteten 2012 einen Umsatz von mehr als 470 Millionen Euro.
Flexibilität ist für das internationale Unternehmen nicht nur eine wichtige Produkteigenschaft, sondern ebenso eine entscheidende Anforderung an die Abläufe innerhalb der eigenen Organisation. Deshalb setzt Witzenmann bei der Personalkostenplanungssoftware seit vielen Jahren auf 4PLAN HR von Software4You. Diese Lösung gibt Witzenmann sehr exakte Einblicke in die Personalkosten und ermöglicht der Personalabteilung, die Kostenplanung sehr flexibel und schnell an Unternehmensveränderungen anzupassen.
HERAUSFORDERUNG
Als Produktionsunternehmen und Zulieferer der Automobilindustrie ist die Geschäftsentwicklung bei Witzenmann immer zu einem gewissen Grad konjunktur-abhängig. Eine vorausschauende und möglichst treffsichere Personalplanung ist für das Unternehmen daher ein wichtiger Erfolgsfaktor. “Es ist sehr entscheidend für uns, unsere Personalkosten zu kennen – jetzt und für die Zukunft”, sagt Marina Angerer, Abteilungsleiterin des Bereiches Personal Services bei Witzenmann.
“Wir müssen in der Lage sein, Jahrespläne zu erstellen und die Personalkosten eng an unsere Zielumsätze zu planen, um sicher zu gehen, dass das Unternehmen jederzeit die richtige Anzahl von Mitarbeitern beschäftigt.”
Marina Angerer, Abteilungsleiterin des Bereiches Personal Services bei Witzenmann.
Doch nicht nur Konjunkturzyklen und die Umsatzplanung, sondern auch neue Tarifverträge sowie variable Arbeits- und Ruhestandsmodelle müssen in der Personalkostenplanung berücksichtigt werden. Mit herkömmlichen Tabellen-kalkulationsprogrammen wäre dies ein sehr aufwendiger und mühsamer Prozess und zudem sehr fehleranfällig. Veränderungen in der Organisation lassen sich darin nur schwer abbilden, und die erforderliche Flexibilität ist nicht gewährleistet.
LÖSUNG
Mit 4PLAN HR setzt Witzenmann stattdessen auf ein aussagefähiges, kosteneffizientes und zuverlässiges Personal-Controlling-System, das von Software4You speziell dafür entwickelt wurde, Unternehmen bei der einfachen Verwaltung sämtlicher Personalkosten optimal zu unterstützen. Mit ihr können Personalverantwortliche komplexe Prozesse einfach überwachen und Kosten-abweichungen analysieren. Dabei bietet 4PLAN HR leistungsfähige Funktionen zur mitarbeitergenauen Personalkostenplanung, für Entgeltrunden, Prämienbe-rechnung, Tarifsimulation, Abweichungsanalyse und vieles mehr. Die integrierten Berichts- und Analysetools stellen alle wichtigen Informationen anschaulich zur Verfügung.
Witzenmann nutzt die Lösung, um jährliche Forecasts für die Personalkosten aller Mitarbeiter in Deutschland zu erstellen. Außerdem erstellt das Unternehmen mit Hilfe der Lösung monatliche Berichte, die die tatsächlichen Kosten den geschätzten gegenüberstellen. “Der Einsatz von 4PLAN ermöglicht uns, unsere Kosten zu kontrollieren und diese Jahr für Jahr zu vergleichen”, sagt Marina Angerer. “Wir können zudem Berichte für verschiedene Aspekte innerhalb der Personalkosten erstellen, wie beispielsweise die Entwicklung von Überstundenvergütungen oder Schichtzulagen.”
Bei Witzenmann wurde 4PLAN HR bereits im Jahr 2004 implementiert; seitdem wurde die Lösung immer wieder aktualisiert und um neue Features erweitert. Wichtig für Witzenmann war eine einfache Schnittstelle zur Entgeltabrechnung, um einerseits einen Soll-Ist-Abgleich durchführen und andererseits die Planung auf Basis gesicherter Ist-Werte fortschreiben zu können. Im Zuge der SAP-Einführung wurde daher im Jahr 2012 der von SAP zertifizierte S4U Connector implementiert, der mithilfe des Solution Templates “SAP HR Integration” die Möglichkeit bietet, Stamm- und Bewegungsdaten sowie Zeitarten (z.B. Mehrarbeit, Schicht, Fehlzeiten mit und ohne Lohnfortzahlungsende und weitere) aus dem firmeninternen SAP HR System zu laden und in 4PLAN zu integrieren.
Speziell die Abholung der Daten läuft komfortabel im Hintergrund und wird immer automatisch über Nacht aktualisiert. Damit haben Personalkostenplaner neben den von Software4You gelieferten HR-Funktionsbausteinen auch Zugriff auf alle definierten Tabellen, Infotypen, Funktionen und Funktionsbausteine des SAP-Systems. Da die SAP-Einführung bei Witzenmann sehr problemlos und zügig erfolgte, konnte die Abteilungsleiterin des Bereiches Personal Services bereits die komplette Personalkostenplanung für 2013 auf der Basis von SAP-Daten realisieren.
NUTZEN
4PLAN HR ermöglicht Witzenmann einen sehr flexiblen und effizienten Planungsprozess, der erhebliche Zeiteinsparungen mit sich bringt. Zudem gibt 4PLAN HR dem Unternehmen einen besseren Überblick über die tatsächlichen und geplanten Kosten. “Die Lösung liefert uns Transparenz und Flexibilität”, sagt Marina Angerer. “Ich kann sehr einfach Analysen erstellen, dabei in die Zukunft und Vergangenheit schauen und Organisationsveränderungen simulieren. Insgesamt spart 4PLAN HR uns viel Zeit und erhöht die Qualität unserer Personalkostenplanung erheblich.”
