Na co należy zwrócić uwagę przy konwersji na etat
Na pierwszy rzut oka przeliczenie wydajności pracy na pełne etaty jest dość proste. Jednak po bliższym przyjrzeniu się sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Zwłaszcza korporacje międzynarodowe i te, które nie mierzą produktywności wyłącznie na podstawie czystych kosztów personelu, muszą wziąć pod uwagę kilka rzeczy.
Niedobór wykwalifikowanych pracowników i zmiany demograficzne znacząco przesunęły zadania menedżerów HR. O ile kiedyś chodziło przede wszystkim o terminową i prawidłową wypłatę wynagrodzeń, dziś Działy Kadr oraz Działy Kadr i Kultury zajmują się przede wszystkim podnoszeniem atrakcyjności swojej firmy dla obecnych i przyszłych pracowników. Bo bez pracowników nie ma wzrostu, nie ma innowacji, nie ma przyszłości.
Elastyczne modele czasu pracy zwiększają atrakcyjność firm
Nic nie zwiększa atrakcyjności firmy bardziej niż oferowanie elastycznych godzin pracy. Dowodzi tego badanie StepStone przeprowadzone w 2020 r. wśród 22 500 pracowników. Swoboda decydowania o tym, jak długo pracujesz, jest dziś najważniejszym kryterium dla kandydatów na stanowisko – nawet przed wynagrodzeniem i znaczącymi zadaniami.
Haczyk: szyte na miarę rozwiązania dla stanowisk i pracowników powodują coraz większe zamieszanie w firmie oraz komplikują kalkulację kosztów osobowych i planowanie budżetu. Równanie „jeden pracownik = jeden etat” staje się coraz rzadsze.
Rozwiązanie: Wszystkie stanowiska pracy są przeliczane na pełne etaty (FTE). Rejestruje faktycznie przepracowane godziny – niezależnie od tego, ile osób je przepracowało.
Obliczenia FTE zapewniają przejrzystość kosztów
Zasada kalkulacji na pierwszy rzut oka jest bardzo prosta: liczba godzin pracy przypadających na pracownika zatrudnionego na pełen etat jest ustalana ogólnofirmowo. Zakładając, że jest to 38 godzin tygodniowo, jest to 1,0 FTE; 19-godzinny tydzień pracy odpowiadałby 0,5 pełnego etatu. Zgodnie z tą zasadą każdy pracownik otrzymuje wartość etatu odzwierciedlającą jego tygodniowy czas pracy.
Korzyści z przejścia na FTE są oczywiste:
- Osoby odpowiedzialne za zasoby ludzkie szybko otrzymują przegląd siły roboczej firmy.
- Zwiększa się porównywalność kadr i kosztów działów, lokalizacji i innych jednostek.
- Menedżerowie firmy mogą łatwiej budżetować koszty osobowe w oparciu o etaty.
- Planowanie, szczególnie jeśli chodzi o dystrybucję, odkładanie na później oraz zwiększanie i zmniejszanie wydajności pracy, staje się mniej skomplikowane.
Wartości FTE nie są łatwo porównywalne na arenie międzynarodowej
Jednakże analiza RTD nie jest całkowicie pozbawiona pułapek. Bo nie do końca oddaje złożoną rzeczywistość przedsiębiorstwa. Szczególnie dotyczy to korporacji międzynarodowych.
38-godzinny tydzień pracy jest standardem w Niemczech, ale nie w innych krajach. Na przykład w Szwajcarii 40-godzinny tydzień pracy jest na porządku dziennym. Aby realistycznie porównać koszty pracy obu krajów, należy wziąć pod uwagę różny tygodniowy czas pracy. Jeśli tak się nie stanie, pracownik w Szwajcarii będzie wydawał się znacznie droższy niż jego odpowiednik w Niemczech. Oczywiście im bardziej międzynarodowa jest firma, tym bardziej złożone stają się porównania.
W ciągu roku poszczególne kraje różnią się także liczbą urlopów i świąt państwowych. Pracownik w Niemczech może liczyć na około 39 ustawowych dni wolnych, w Polsce na 33, a w USA tylko na 20. (patrz także dni urlopu na całym świecie: porównanie krajów z USA, Japonią i Spółką (rp-online.de). Tutaj ponadto porównywalność pełnego etatu opartego na warunkach niemieckich z etatem z innego kraju nie jest w rzeczywistości możliwa.
Pomocne może być wprowadzenie grupowej wartości FTE
Wiele korporacji rozwiązuje ten problem, ustalając wewnętrznie wartość FTE, która obowiązuje we wszystkich granicach. Podobnie jak w przypadku waluty, konkretna wartość FTE wynosi 1, na której opierają się wszystkie organizacje krajowe. Zakładając, że w grupie FTE roczny czas pracy wynosi 1688 godzin, ale łączna liczba godzin w Turcji liczona w skali roku wynosi 1832 godziny (źródło: https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_Länder_nach_Arbeitszeit), do Turcji miałby zastosowanie grupowy EPC wynoszący 1,09.
W ten sposób przy porównywaniu kosztów można znacznie lepiej uwzględnić czynniki specyficzne dla kraju niż w przypadku pełnego etatu, który dla każdego kraju wynosi 1 i jest zgodny z normą krajową.
Kolejna przeszkoda pojawia się przy porównywaniu miesięcy: luty ma mniej dni lub godzin pracy niż pozostałe miesiące w roku. Może to również odgrywać rolę w rozliczeniu godzinowym w przypadku projektów krótkoterminowych.
Ściśle mówiąc, okresy szkolenia i dalszego kształcenia również minimalizują rzeczywistą wydajność pracy pracownika.
Produktywność to coś więcej niż czas pracy
Pomimo wszelkich wysiłków, aby obliczenia FTE były sprawiedliwe i porównywalne, nie można zapominać o jednym: jest to zawsze podejście czysto ilościowe.
Aby móc podejmować trafne decyzje biznesowe, taka perspektywa jest niewystarczająca. Bardziej realistyczna ocena wartości pracy czy pracownika wymaga bardziej całościowego spojrzenia na ich produktywność, co oznacza, że należy wziąć pod uwagę także inne istotne czynniki. Jak na przykład:
- Jakiego poziomu szkolenia to wymaga?
- Jakie posiada umiejętności zawodowe?
- Jakie jeszcze posiadasz kwalifikacje?
- Jaką rolę pełni w okolicy?
- Jak wysoki jest poziom błędów w procesie pracy?
- uvm
Kompleksowe rozważenie prowadzi do lepszych decyzji biznesowych
Sensowne jest również dostosowanie doboru czynników produktywności do odpowiedniej funkcji w firmie:
- Czy jest to praca na produkcji, sprzedaży czy w administracji?
- Czy jest to projekt z udziałem freelancerów i pracowników tymczasowych?
- Czy chodzi o dodatkowe zadania, które były zaplanowane od dawna, czy też są konieczne w krótkim czasie?
Tylko jeśli osoby odpowiedzialne za zasoby ludzkie również wezmą pod uwagę takie czynniki, uzyskają dokładny obraz rzeczywistej sytuacji kadrowej, wykorzystania, obciążenia i przeciążenia niektórych działów, przyszłej rentowności i słabych punktów swojej firmy. Nie można tego dokonać na podstawie obliczenia samego FTE.
Nowoczesne rozwiązanie do kontroli personelu, takie jak 4PLAN HR, może uwzględnić wszystkie pożądane czynniki i przygotować je w przejrzysty sposób. Może dostarczać różne oceny FTE różnym grupom docelowym, takim jak lokalna kadra kierownicza, centrale korporacji, społeczeństwo itp., a także określać wymagane wskaźniki.
Wysiłek jest tego wart. Wszystkie strategiczne decyzje firmy są korzystne, jeśli przyszłe wymagania kadrowe można zaplanować tak realistycznie, jak to tylko możliwe. Bo cóż byłyby warte jakiekolwiek plany bez odpowiednich pracowników na właściwym miejscu?
